Francesco Cirillo - La técnica Pomodoro®: El famoso método para gestionar el tiempo que ha cambiado la vida a 2 millones de personas

Hice girar un pomodoro por primera vez una nubosa tarde de septiembre de 1987 en la terraza de una casa en Sutri, un pueblecito medieval a unos cincuenta kilómetros al norte de Roma donde solía pasar las vacaciones con mi familia. Tenía ante mí una tarea tan concreta como intimidante: «Quiero terminar este capítulo». El capítulo en cuestión era el primero del libro de Sociología que estaba estudiando para un examen que tenía unas semanas después, en la universidad.

Esa tarde no podía imaginar que, un día, millones de personas en todo el mundo repetirían ese mismo gesto de girar un temporizador de cocina para ahuyentar las distracciones y lograr sus objetivos en un periodo de tiempo determinado. Jamás hubiera podido imaginar que oiría el sonido de fondo del tictac de los temporizadores al entrar en una oficina diáfana llena de brillantes desarrolladores de software. Y me hubiera parecido imposible que el CEO de un banco fuera a usar un temporizador de cocina con la forma de un tomate, como el mío, para estructurar una reunión de la junta. O que publicaciones tan prestigiosas como The New York Times, The Guardian y Harvard Business Review describieran la técnica. Y, sin embargo, todo esto ha sucedido. Cómo lo ha hecho sigue siendo un agradable misterio para mí.

Recuerdo con claridad lo que sentí cuando ese pomodoro sonó por primera vez: me invadió una sensación de calma inusual e inexplicable. Mi mente se había estado bamboleando en distintas direcciones, como una barquita a merced de una tormenta. «Necesito aprobar ese examen. Aún tengo que leer tres libros más. No falta mucho para el examen. No lo conseguiré. No me puedo concentrar. Me distraigo continuamente. Quizá tendría que dejar de estudiar y saltarme esta convocatoria. O quizá tendría que dejar de estudiar y dedicarme a otra cosa.» Cuando el pomodoro sonó y ese primer periodo de tiempo hubo finalizado, el mar volvió a la calma: sabía que podía hacerlo. Recuerdo que tuve la necesidad de volver a ponerlo. Había puesto el primero para que sonara a los dos minutos, no a los veinticinco que luego descubrí que eran los ideales.

Aprobé el examen gracias a que logré recuperar la sensación de calma y de control. Y eso me llevó a iniciar una investigación acerca del fenómeno de los pomodoros: «¿Por qué funciona? ¿Cuánto debería durar un pomodoro? ¿Cuántos pomodoros se pueden hacer en un día? ¿Cuánto descanso hay que dejar entre un pomodoro y el siguiente?». Tardé varios años en responder todas estas preguntas y en organizar y estructurar las respuestas en un método para mejorar la productividad. Y me pareció de lo más natural llamar técnica pomodoro al método que había desarrollado.

Mientras escribo este prólogo, me sigue acompañando el suave tictac del mismo temporizador de cocina con forma de tomate (pomodoro) que usé para preparar el examen de Sociología. Se ha convertido en un buen amigo mío. Ya han pasado treinta y un años desde esa tarde de septiembre de 1987 y, desde entonces, han cambiado muchas cosas. El desarrollo de internet y de las redes sociales ha transformado nuestros hábitos y nuestra conducta. Los smartphones nos dicen cuándo tenemos que salir de casa para llegar a tiempo al cine o cuándo faltan cinco minutos para que nos entreguen en casa la cena que hemos pedido desde el coche o desde el taxi. Las redes sociales y las innumerables aplicaciones nos exponen a interrupciones las veinticuatro horas del día los siete días de la semana. Entonces, la pregunta es: ¿sigue siendo efectiva la técnica pomodoro en la era digital?

La mente es todavía hoy la fuente de distracciones más prolífica. Las distracciones a las que yo califico de internas (el deseo súbito de pedir una pizza, de actualizar nuestro estado en las redes sociales o de ordenar la mesa del despacho) pueden ser aún más frecuentes y perturbadoras que las externas, como los pitidos que nos alertan de un correo electrónico nuevo o de una notificación de Facebook. La mejor manera de abordar estas interrupciones es aceptarlas y tratarlas con amabilidad. La técnica pomodoro te invita a que las anotes, ya sea en el móvil, en el ordenador o en un trozo de papel, y que las gestiones cuando el pomodoro haya terminado. De este modo, aceptas que son valiosas y te concedes tiempo para tenerlas en cuenta, evaluarlas detenidamente y decidir si son importantes de verdad o no. Si en un espacio de tiempo breve experimentas demasiadas interrupciones internas, la técnica pomodoro requiere, específicamente, que te detengas y descanses durante más tiempo.

La aparición de tantas interrupciones mentales nos indica que la mente intenta decirnos algo: no nos sentimos cómodos con lo que sea que estemos haciendo. Quizá nos preocupe fracasar, una posibilidad que nos asusta. O, quizá, el objetivo que nos hemos fijado nos parezca demasiado complejo o nos da la impresión de que nos estamos quedando sin tiempo. Para protegernos, la mente nos plantea otras actividades que nos resultan tranquilizadoras. Al final, acabamos enganchándonos a las interrupciones siempre que podemos.

Ni el tipo ni la frecuencia de las interrupciones, ya sean internas o externas, suponen una amenaza para la técnica pomodoro. La técnica nos ayuda a tomar conciencia de cómo funciona nuestra mente y a decidir, de nuevo de forma consciente, qué hacer con las interrupciones. A veces, lo que irrumpe en nuestro pensamiento es urgente de verdad. Sin embargo, en la mayoría de los casos podemos posponerlo veinte minutos, hasta el final del pomodoro. Como, con frecuencia, las interrupciones no son más que maneras en que nuestra propia mente nos distrae y nos aleja de lo que se supone que deberíamos estar haciendo, este proceso puede ayudarnos a entender mejor los temores que subyacen a nuestra reacción ante las interrupciones. Y, una vez que hemos identificado los temores, podemos encontrar el modo de abordarlos. Sin este proceso, los miedos pueden tomar las riendas, y el «miedo al miedo» puede llegar a paralizarnos. La técnica nos ayuda a desarrollar un diálogo constante con nosotros mismos, a observarnos y a no engañarnos. En cualquier caso, si de repente te sorprendes escribiendo mensajes en lugar de centrarte en tu objetivo, no te preocupes: