Isabelle Aussant - Organízate y sé más eficaz

Isabelle Aussant, 2017

Traducción: Laura Bernal Martín

Editor digital: Titivillus

ePub base r2.1

• ¿Problemática? ¿Cómo organizarse mejor en el trabajo?
• ¿Utilidad? Una buena organización en el trabajo es la clave de la eficacia: permite reducir los imprevistos y ahorrar energía.
• ¿Contexto profesional? Organización personal, organización en el seno de una empresa, comunicación interna, delegación.
• ¿Preguntas frecuentes?
  • ¿Por dónde empezar?
  • ¿Cómo detectar a los enemigos de la buena organización?
  • ¿Cómo regular ese estrés que le impide trabajar?
  • ¿Qué papel desempeña el acto de delegar en la organización del trabajo?
  • ¿Son la organización y la comunicación inseparables?
  • ¿Cómo optimizar su tiempo?
  • ¿Cómo gestionar las prioridades?

¿Se siente desbordado, ahogado por la cantidad de cosas que tiene que hacer hoy en el trabajo? ¿No sabe ni por dónde empezar y el estrés empieza a invadirle? Entonces es el momento de que demuestre su capacidad organizativa para que la situación no le supere.

Puesto que la organización es, en realidad, una herramienta de bienestar en el trabajo, le permitirá sentirse menos estresado y ser más eficaz en la realización de sus tareas. En verdad, en un medio profesional cada vez más exigente en el que el tiempo está dividido y las tareas se multiplican, ser capaz de organizarse de forma inteligente es casi una condición para la supervivencia.

Una buena organización se adquiere mediante herramientas, pero también gracias al conocimiento de uno mismo a través de sus valores, de sus necesidades y de sus límites. En este sentido, en este libro encontrará claves que le permitirán evolucionar hacia una mejor organización, adaptada a su propio funcionamiento.

El objetivo es poner en marcha una organización «ecológica», es decir, que le respete personalmente gracias a una reflexión global sobre su personalidad y sobre las herramientas de las que se adueñará, así como sobre su entorno de trabajo (sus colaboradores y los valores de la empresa). De esta forma, no tendrá la sensación de forzar las cosas y su entorno profesional le considerará sencillamente una persona muy eficaz.

El marco organizativo de la empresa probablemente no dependa de usted, pero es necesario que se amolde a ella. Por lo tanto, constituye un aspecto importante en la organización de su trabajo personal. Esta estructura está al servicio de los intereses de una empresa, porque le permite optimizar su funcionamiento y sus costes, así como al servicio del humano, mediante el respeto a cada individuo de dicha empresa.

De esta forma, la organización se posiciona como un punto fuerte en la comunicación en una empresa, ya que establece un protocolo que permite que cada servicio y cada individuo hable un mismo idioma. Para que este protocolo esté integrado, debe ser preciso y comprensible, es decir, simple, lógico y fácilmente transmisible. Además, debe ser la fuente de inspiración de cada organización individual y ser un ejemplo a seguir, una línea directriz.

Esto es lo que nos explica Pierre-Marie Gadonneix, director administrativo y financiero de ITV Studios France, que en unos años ha experimentado un gran desarrollo de los recursos humanos de su empresa.

«Nuestro objetivo es la producción de programas de televisión. Por ello, la organización es primordial, porque es un medio que sirve para optimizar la función primordial de la empresa. La optimización de costes requiere una organización muy eficaz que permita respetar al máximo la función de los recursos humanos. Hay que intentar que las presiones inherentes a la función no afecten al buen ambiente del trabajo.
[…]
No pueden existir varios sistemas de funcionamiento en una empresa. Es importante establecer procesos comunes a los que se adhiera cada colaborador desde el momento en que se le contrata. En caso contrario, esto crea no solo problemas prácticos y concretos en los proyectos, sino también tensiones en los equipos».

Los valores

Nuestros valores nos construyen, están arraigados en nosotros. Le dan sentido a nuestros actos y nos empujan a actuar con todas nuestras fuerzas. Por ello es primordial conocerse para utilizar lo mejor posible estas bases. Por naturaleza, somos más eficaces en tareas que están en línea con nuestros valores. A contrario, cuando no estamos en armonía con las mismas, cada tarea requiere un considerable esfuerzo y nos lleva a menudo a posponerla (procrastinación) con la esperanza de que las ganas lleguen solas.

Dependiendo de la situación psicológica o física en la que nos encontremos, nos inspiramos en mayor o menor medida por un valor. Esto significa que revisamos constantemente nuestra escala de valores: por lo tanto, es importante hacerse preguntas sobre la misma con regularidad.

Ser consciente de los valores que nos guían nos permite jerarquizar nuestras tareas y, en consecuencia, organizarnos de forma más natural. Manténgase a la escucha de sus deseos, porque las tareas que quiera hacer serán acometidas con más rapidez y facilidad. Sin por ello olvidarse de consagrar su tiempo, de vez en cuando y cuando su nivel de energía sea más elevado, a las tareas que menos le agraden…

Tome perspectiva sobre sí mismo

• ¿Cuáles son sus valores? Familia, amigos, trabajo, contribuir a la sociedad, deporte, éxito social, sinceridad, compartir. Anote todo aquello que aprecie.
• Clasifíquelos por orden de importancia: intente determinar cuáles son los valores que van en línea con la mayoría de sus acciones y de sus comportamientos.
• ¿Cómo los alimenta en el trabajo? ¿Qué podría hacer de forma diferente para ser más coherente consigo mismo?

Los límites

Conocerse significa también ser consciente de sus propios límites. Estos deben tenerse en cuenta a la hora de organizarse. Todos tenemos límites «auxiliadores», que nos permiten ser indulgentes con nosotros mismos y respetarnos, y límites «limitantes», que nos impiden actuar o lograr una determinada acción. Nuestros límites nos protegen o nos encierran. Por ello, es importante conocerlos para convertirlos en una fortaleza en nuestra organización. Pregúntese lo siguiente:

• ¿«Cuáles son mis límites “auxiliadores”, los que me protegen, conservan mi energía y me permiten estar de acuerdo conmigo mismo y evolucionar?»
  • Ejemplo: No acepto el contacto físico, como una mano apoyada en mi hombro, a no ser que se trate de mis amigos íntimos.
• «A contrario, ¿cuáles son mis límites “limitantes”, los que me bloquean y me impiden avanzar?»
  • Ejemplo: Suelo no intervenir en reuniones de grupo, prefiero dejar a los otros hablar.
• «¿Cuáles son los límites que le pongo a los otros? ¿Los formulo con claridad?»
• «¿Qué hago cuando una persona va más allá de mis límites? ¿Reacciono intentando que lo comprenda?»

Al responder a estas preguntas y al definir estos elementos, será claro consigo mismo y lúcido en sus acciones. Será un guía fiable para poner en marcha acciones coherentes y organizadas.

Asimismo, es necesario establecer límites ante los otros para estar en acuerdo con su entorno profesional. Para ello, es necesario una competencia relacional esencial: «el «saber decir que no». Jacques Salomé, psicosociólogo y escritor francés, nos dice que «atreverse a decirle “no” al otro es atreverse a decirle “sí” a uno mismo». El «saber decir que no» es una de las claves para una buena organización personal y contribuye a la realización personal. El hecho de rechazar ciertas cosas le evita someterse a los demás y le permite ser coherente consigo mismo: le ayuda a diferenciar entre sus urgencias y las de los demás. Decir «no» resulta mucho más fácil cuando conoce perfectamente las necesidades a las que dice «sí».