Florence Schandeler - Comunícate por escrito de forma eficaz

Florence Schandeler, 2016

Traducción: Laura Soler Pinson

Editor digital: Titivillus

ePub base r2.1

• ¿Problemática? ¿Cómo comunicar por escrito de forma eficaz para transmitir información y hacerse entender por el mayor número de personas posible?
• ¿Utilidad? Lograr formular tus ideas o el resultado de tus búsquedas y divulgarlas de manera clara y eficaz. Mejorar la comunicación interna y externa de tu empresa.
• ¿Contexto profesional? Comunicación, relación profesional, capacidades de redacción.
• ¿Preguntas frecuentes?
  • ¿Cómo luchar contra la angustia de la página en blanco?
  • ¿Qué tipo de escritos encontramos en el mundo de la empresa?
  • ¿Cómo definir el objetivo de mi texto?
  • ¿Cómo asegurarme de que mi documento contiene toda la información necesaria?
  • ¿Cómo formular un argumento?
  • ¿Cómo destacar las ideas clave de mi texto?
  • ¿Cómo y por qué ser conciso en mi redacción?
  • ¿Qué herramientas de referencia utilizar para mi redacción?
  • ¿Cómo releer de manera eficaz mi documento?

«Lo que se concibe bien se enuncia claramente y las palabras para decirlo llegan con facilidad» repiten al unísono los filólogos y los profesores de letras citando a Nicolás Boileau (escritor francés, 1636-1711). Sin embargo, ya habrás constatado que a menudo nos faltan las palabras cuando se trata de poner por escrito nuestras ideas. La angustia de la página en blanco no es cosa de ayer y no solo afecta a los escritores. Aunque redactar un informe o un correo electrónico no tiene nada que ver con el arte, no cabe duda de que sigue siendo un duro ejercicio que exige concentración y entrenamiento.

En este pequeño libro te proponemos un análisis exhaustivo de todas las facetas de la comunicación escrita para tener en cuenta más específicamente sus objetivos y sus modalidades. Hablaremos acerca de los retos y de la complejidad de la escritura, de la dificultad de empezar a redactar y te presentaremos herramientas concretas para estructurar tus textos y transmitir tus ideas de manera eficaz.

La transmisión de un mensaje

Roman Jakobson (lingüista ruso, 1896-1982) estableció un esquema que retomaba los elementos que conforman todo acto de comunicación.

• El mensaje es el objeto de la comunicación, el emisor lo transmite al receptor.
• El emisor es la persona que envía el mensaje.
• El receptor es aquel a quien va destinado el mensaje.
• El canal de comunicación es la vía empleada para transmitir el mensaje (nuestros sentidos: oído, vista, etc.).
• El código se define como el conjunto de signos y normas que permiten la producción y la transmisión eficaz de mensajes. En nuestro caso, se trata de la lengua española. Citaremos, entre otros, el código de circulación o la lengua de signos. Por lo tanto, para que emisor y receptor se entiendan, tienen que compartir un código común.
• El referente es la parte tangible de la comunicación. Es el contexto en el que se emite el mensaje. Está conformado por los objetos reales, la situación, las personas, etc.

Según el modelo de Jakobson, se deben tomar en cuenta varios parámetros cuando transmitimos un mensaje. Primero, para no mantener un diálogo de besugos, tanto el emisor como el receptor deben querer comunicarse: el primero codificará el mensaje, mientras que el segundo lo descodificará. A continuación, para entenderse, tendrán que emplear el mismo código, es decir, hablar la misma lengua y conocer los términos y las expresiones utilizados.

Retos y obstáculos de la comunicación escrita

En la comunicación escrita, no es obligatorio que destinador y destinatario estén físicamente presentes. Eso significa que se elimina toda comunicación no verbal (o body language) que, con los gestos y con la entonación, participa en la transmisión del mensaje oral. Así, el receptor de un mensaje escrito no detectará de manera instantánea las marcas de humor o el carácter irónico de una idea. De esta manera, las palabras, que solo transmiten el mensaje, cobran una importancia considerable: tienen que ser lo suficientemente precisas para poder comunicar un mensaje que se baste por sí solo. El escrito obliga al emisor a ser claro y directo en su comunicación y no le da derecho al error.

Redactar documentos profesionales claros y productivos es una ventaja nada despreciable para ti y tu empresa. Esta competencia puede ayudarte a:

• mejorar la comunicación externa e interna de la compañía;
• ganar en eficacia, que se traduce por un ahorro de tiempo y de dinero;
• fidelizar al cliente. Si tus textos, que se convierten en el reflejo de la empresa, parecen comprensibles y explícitos, el cliente te otorgará más fácilmente su confianza.

Adaptarse al lector

Hemos visto que, para comunicar, hay que compartir un mismo código y hablar una misma lengua, tanto en el sentido propio como en el sentido figurado; por ejemplo, el lenguaje del médico no es el mismo que el de su paciente, por lo que se preocupará por vulgarizar sus ideas. El entorno social, la cultura, los estudios y nuestra vida profesional determinan nuestra forma de expresarnos y nuestro vocabulario. Para comunicarnos de manera eficaz, primero debemos asegurarnos de que la persona que tenemos enfrente nos entiende.

Este consejo puede aplicarse a todos los documentos profesionales, ya sea un correo electrónico, una síntesis, un prospecto o un informe de una reunión: ponte sistemáticamente en la piel de tu receptor antes de empezar a redactar. Si te diriges a alguien que no tiene los mismos conocimientos técnicos que tú, haz el esfuerzo de adaptar tu vocabulario. Si este último necesita recurrir al diccionario en varias ocasiones para descifrar tu mensaje, es muy probable que acabe por desanimarse o por no comprenderte totalmente. Por ejemplo, si se debe dirigir un comunicado a todos los empleados de una misma empresa, el emisor intentará redactarlo en la jerga del sector. Sin embargo, si este mismo emisor redacta un prospecto o un folleto destinado a futuros clientes, adaptará el vocabulario empleado para englobar a un público de no iniciados.

Regla general

No hay que olvidar el siguiente postulado a la hora de redactar: debes partir siempre de la base de que tu lector no sabe nada sobre el tema tratado. Es el redactor quien debe explicar las nociones presentes en su documento, estipular por qué las trata y exponer el interés que el receptor sacará de su lectura.

¿Qué soporte para qué objetivo?

El alegato, el prospecto promocional, el informe de una reunión, el correo electrónico profesional, etc., son escritos que difieren no solo por su forma, sino también por sus intenciones: persuadir, informar o también enviar una solicitud. Antes de determinar qué soporte vas a utilizar, define tu objetivo de comunicación. Así, si deseas difundir una información en tu empresa, da prioridad al comunicado o al correo electrónico, y redacta unas explicaciones completas. Si deseas avisar al público de un acontecimiento que atañe a tu empresa, da prioridad al prospecto o al comunicado de prensa. Además, si tienes como objetivo convencer a un cliente, utiliza la carta formal y elabora buenos argumentos; si quieres informar, ofrece informaciones completas.