Olga Casal Maceiras - Manual de comunicación escrita en ceremonial y protocolo (Spanish Edition)

P ROYECTO EDITORIAL
CEREMONIAL Y PROTOCOLO

Serie
M ANUALES

Coordinadora:
Dolores del Mar Sánchez González

Consulte nuestra página web: www.sintesis.com En ella encontrará el catálogo completo y comentado

Reservados todos los derechos. Está prohibido, bajo las sanciones penales y el resarcimiento civil previstos en las leyes, reproducir, registrar o transmitir esta publicación, íntegra o parcialmente, por cualquier sistema de recuperación y por cualquier medio, sea mecánico, electrónico, magnético, electroóptico, por fotocopia o por cualquier otro, sin la autorización previa por escrito de Editorial Síntesis, S. A.

© Olga Casal Maceiras

© EDITORIAL SÍNTESIS, S. A.

Vallehermoso, 34. 28015 Madrid

Teléfono 91 593 20 98

www.sintesis.com

ISBN 978-84-907794-2-3

En las sociedades avanzadas los asuntos relevantes se plasman por escrito: contratos, sentencias judiciales, historias clínicas, cartas, notificaciones o convenios. Negro sobre blanco, página a página, todo va quedando documentado, para dejar constancia fehaciente de su existencia y de las consecuencias que se deriven de ella. La perdurabilidad es su objetivo, porque, como ya advirtió el senador Cayo Tito en la antigua Roma, lo escrito queda y las palabras se las lleva el viento (verba volant, scripta manent).

Por otra parte, las organizaciones del siglo XXI son cada vez más conscientes de la importancia de la comunicación, en sus múltiples vertientes, como generadora de imagen pública y reputación, y saben que el coste en imagen de una comunicación escrita inadecuada es enorme e inasumible. Es fácil de entender: ¿qué pensaríamos de un banco que enviara cartas o informes con faltas de ortografía?, ¿o de un ayuntamiento que emitiera certificados con una sintaxis incorrecta e incomprensible? Desde luego, nada bueno.

Tanto las entidades públicas como las privadas deben cuidar al máximo todos los aspectos de su actividad, ya que todo comunica, y no hay ninguna otra disciplina que sea tan transversal como la comunicación, que afecta a todos los campos y a todos los procesos. Si unimos esta premisa a la de la perdurabilidad de los textos escritos, no es difícil deducir que la comunicación escrita es uno de los factores de mayor trascendencia dentro de la comunicación corporativa.

Los textos informan, resumen, notifican, recopilan, invitan, persuaden a través de la palabra escrita. ¡Cuántas cosas nos permiten expresar! Pero no podemos olvidar que escribir es mucho más que juntar letras: escribir es representar ideas, expresar sentimientos, emociones, pensamientos. Escribir es comunicar.

Escribir es comunicar, sí, y para hacerlo correctamente es imprescindible fijarse objetivos y conocer todos los recursos formales, estilísticos y gramaticales que convertirán una idea en un texto comunicativamente eficaz. Qué duda cabe de que un proyecto bien estructurado, argumentado y expresado en un lenguaje claro tendrá más posibilidades de éxito que otro elaborado en párrafos interminables y farragosos. Podemos concluir, por tanto, que una comunicación escrita eficazmente tendrá consecuencias positivas no solo en la imagen de la organización, sino también en su cuenta de resultados.

Pero es igualmente sencillo colegir que los textos no se redactan solos, sino que necesitan personas cualificadas y expertas que los elaboren. Por eso, las organizaciones valoran a los profesionales que a su formación y experiencia en un campo específico puedan sumar otras habilidades, principalmente de carácter comunicativo. Saber desenvolverse con soltura en el campo de la comunicación escrita es un valor añadido que proporcionará al profesional una ventaja competitiva indudable. Además, su marca personal crecerá exponencialmente, será más valorado y, a la larga, mejor remunerado.

Pero ¿la habilidad comunicativa nace o se hace?, ¿es un talento natural o también puede aprenderse? Pues creo que ambas cosas son ciertas. Con independencia de que se tenga o no una gran capacidad expresiva, hay formas de aprender a escribir con eficacia. El punto de partida inicial es identificar las propias carencias y querer mejorar. A partir de aquí, esfuerzo y método son las claves. Reivindico el valor de la lectura como instrumento de aprendizaje y adquisición de criterio estético; la lectura pausada y analítica de obras literarias o periodísticas de altura, apoyada por buenos diccionarios y material de consulta. Después, repaso de la gramática, reflexión, tesón y mucha práctica.

Una actividad profesional donde la comunicación escrita desempeña un papel decisivo es el protocolo, ese arte de ordenar y organizar los actos públicos para que todo fluya y se estrechen relaciones, ese arte de hacer bien las cosas, donde cada detalle cuenta y la excelencia es siempre el objetivo principal. En este ámbito, la gestión de la correspondencia se convierte en un factor esencial, por lo que esta transmite sobre la entidad. Por eso es imprescindible que el profesional encargado cuente con los conocimientos necesarios para tratar material tan sensible. Y a estos efectos, no solo son importantes los aspectos formales de la escritura, como la corrección gramatical y ortográfica, sino también la redacción clara y concisa, el dominio del lenguaje persuasivo y el criterio para aplicar los recursos gráficos y estéticos necesarios. El texto escrito se convierte así en un poderoso instrumento de comunicación que acerca a las personas, allana los caminos, facilita las relaciones: exactamente lo que pretende el protocolo.

El propósito de este libro es convertirse en un manual de información y consulta para todo aquel que en su vida profesional o académica afronta la necesidad de comunicarse a través de la palabra escrita. Espero que todos sus lectores encuentren en él las respuestas que buscan.

La escritura es un instrumento que sirve para desarrollar y exponer ideas. Estas acuden a nuestra mente desordenadas, a veces atropelladamente, y necesitan un tiempo de sosiego y reflexión que nos permita canalizarlas y expresarlas de la manera más adecuada. Cassany (1993), destacado filólogo, investigador y docente, insiste en que debemos distinguir entre expresión y comunicación, ya que no se trata únicamente de encontrar las palabras correctas que permitan expresar una idea, sino de moldearlas hasta que sean capaces de conectar con el receptor. Y ahí es donde radica la verdadera dificultad de la escritura, porque, a diferencia de la expresión oral, el autor no interactúa con el lector en el mismo plano temporal ni espacial, por lo que le faltan las referencias que ofrece la palabra pronunciada, el gesto, el ademán, el tono y todos los recursos de la comunicación no verbal. El escritor escribe, pero el lector no solo lee, sino que también interpreta el escrito, atendiendo a sus propias experiencias personales, su cultura, las circunstancias que le rodean. El redactor pierde todo el control sobre su texto en el momento mismo en que lo emite al exterior, así que debe extremar el cuidado en lo que dice y cómo lo dice mientras dura el proceso creativo, porque después casi nunca encontrará posibilidad de explicación o rectificación alguna.