Nicolas Zinque - Gestiona tus proyectos con eficacia

Nicolas Zinque, 2017

Traducción: Laura Bernal Martín

Editor digital: Titivillus

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• ¿Problemática? ¿Cómo preparar un proyecto y cumplirlo con éxito?
• ¿Utilidad? Realizar con éxito proyectos personales y profesionales requiere un gran rigor y, sobre todo, una preparación que siga unas reglas concretas.
• ¿Contexto profesional? Gestión de proyecto, gestión, desarrollo profesional, etc.
• ¿Preguntas frecuentes?
  • ¿El jefe de proyecto tiene siempre las mismas responsabilidades?
  • ¿Cuánto tiempo debe dedicarle a las fases de preparación, de realización y de cierre?
  • ¿Qué hay que hacer cuando las exigencias financieras o los plazos son demasiado ajustados?
  • ¿Es posible gestionar varios proyectos a la vez?
  • ¿Cómo tengo que proceder si reemplazo de improvisto a un jefe de proyecto?
  • ¿Cómo delegar el trabajo?

Puede que lo hayas deseado o que lo hayas temido pero, sea lo que sea, ¡acaban de nombrarte jefe de proyecto! Antes de nada, enhorabuena, porque por fin han reconocido tus competencias. Ahora solo tienes que demostrar que te mereces esa confianza.

Sin embargo, la gestión de proyecto no se limita a un título. Todos nos enfrentamos de forma regular a esta práctica, tanto en nuestra vida privada como en nuestro trabajo: organizar las vacaciones, reestructurar el jardín o planificar el menú de una fiesta. En tu trayectoria profesional, sin duda ya has participado en proyectos y piensas, lógicamente, que puedes apoyarte en esta experiencia.

No obstante, no es fácil ser un jefe de proyecto eficaz en una empresa o por cuenta propia: se trata de un reto apasionante y agotador acompañado de una gran presión. Como líder, serás responsable tanto de la planificación, del cumplimiento de los plazos y del presupuesto como de la dirección de las personas a tu cargo. Tendrás que poder garantizar el desarrollo del proyecto ante tus socios y ante tus clientes, independientemente del resultado del mismo… Así que más vale que este sea positivo.

Esta guía está dirigida a todos los que aspiran a convertirse en jefes de proyecto, así como a todos los que buscan mejorar sus competencias en la materia. También puede resultarle útil a las diferentes partes que intervienen en la realización de un proyecto: la responsabilidad recae sobre el jefe de equipo, pero el triunfo le corresponde a todo el equipo. A partir de ahora, ¡adopta buenos hábitos!

¿Qué es un proyecto?

La respuesta puede parecer evidente y, sin embargo, no lo es. Un proyecto es un conjunto de actividades (o tareas) que se llevan a cabo con el fin de alcanzar objetivos fijados dentro de un plazo establecido y valiéndose de unos determinados recursos humanos, materiales y financieros. Así, esta definición señala los componentes fundamentales de un proyecto:

• uno o varios objetivo(s) preciso(s) y específico(s) que hay que alcanzar;
• un calendario que hay que respetar;
• unos recursos, que incluyen un presupuesto, un equipo y unos medios técnicos.

También insiste en su aspecto efímero, porque aunque se extienda a lo largo de varios meses o años, siempre tiene una duración determinada y limitada.

¿Qué es la gestión de proyecto?

Nunca se han estudiado y analizado tanto los proyectos como durante estos últimos años. De hecho, en una sociedad en la que las empresas compiten constantemente, la gestión de proyecto debe ser lo más exacta posible para convertirse en líder de mercado. Se trata casi de un proceso científico que se corresponde con un conjunto de herramientas y de métodos, cuyo objetivo es mejorar la calidad del proyecto, optimizar su realización y sus posibilidades de éxito. En concreto, la gestión de proyecto te permite:

• planificar la realización del proyecto y llevarlo a cabo;
• aumentar el rendimiento al ser más eficaz en tu organización y en tu gestión de tareas;
• evaluar, anticipar y, sobre todo, superar las dificultades y los riesgos que podrían sobrevenir;
• adaptarte a los cambios y a los imprevistos;
• gestionar un equipo.

El papel del jefe de proyecto

El líder es tanto el corazón como la mente del proyecto. No se conforma con ser el arquitecto que dibuja los planos, sino que también es el director de obra que dirige el trabajo día a día y que guía a su equipo. No le basta con dar órdenes, sino que tiene que transmitir una pasión que haga que el equipo, a su vez, haga suyo el proyecto. Sus tareas son:

• cumplir el objetivo respetando el pliego de condiciones;
• formar y gestionar el equipo;
• garantizar el seguimiento cotidiano del proyecto y adaptar los planes iniciales si es necesario;
• gestionar imprevistos.

Existen algunas cualidades que son primordiales a la hora de completar dichas tareas:

• asumir responsabilidades;
• tener sentido de la iniciativa y saber tomar decisiones difíciles;
• saber rodearse de las personas adecuadas;
• lograr gestionar el equipo y motivarlo;
• ser un buen comunicador;
• ser capaz de gestionar situaciones de estrés;
• poder anticipar.

Si no eres un líder nato, siempre puedes adquirir estas competencias en el terreno:

«Cuando empecé mi carrera profesional hace 20 años, era incapaz de comportarme como un líder y no sabía cómo transmitir mi pasión. O, lo que es peor: mis subordinados no me escuchaban. Un día, un amigo, entrenador de fútbol, me propuso que lo acompañara al vestuario durante un partido, para ver cómo dirigía a sus jugadores. ¡No me arrepiento! Siguiendo su ejemplo, he aprendido a reafirmarme, a elegir mis palabras, a levantar el tono cuando sea necesario o, al contrario, a mostrarme conciliador». (Boris, gestor de proyectos informáticos).

Las tres fases de la gestión de proyecto

Toda buena gestión de proyecto se apoya en tres etapas:

• la fase de preparación, durante la que planificas el desarrollo de tu proyecto;
• la fase de realización, que se corresponde con el periodo en el que pones en marcha tu plan;
• la fase de cierre, que te permite evaluar tu proyecto cuando este se ha cumplido.

Se desaconseja comenzar con un proyecto sin haberlo preparado adecuadamente de antemano. Aunque esto parece lógico, no es extraño ver a gente que se lanza de cabeza y que cree que con ello está ganando tiempo. Sin embargo, no te fíes de esta idea preconcebida porque, si bien es cierto que pierdes un poco de tiempo elaborando el proyecto, hacerlo te permitirá ganarlo a largo plazo.

A menudo se desprecia o se acorta la fase de preparación. Sin embargo, es un error fatal que te llevará directo al fracaso. De hecho esta etapa es crucial porque te permite:

• definir el objetivo del proyecto, de acuerdo con las necesidades de la empresa;
• establecer la planificación;
• establecer la estructura y la organización del proyecto;
• definir el presupuesto y el plazo de entrega;
• identificar todos los actores inherentes y formar el equipo.

Definir la necesidad que origina el proyecto y su objetivo

Independientemente de la situación y de que seas o no quien inicia el proyecto, la primera pregunta que hay que plantearse es: «¿A qué necesidad (en la empresa) responde el proyecto?». La calidad de este está determinada por su capacidad de responder a esta necesidad.

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