Florence Schandeler - Gestiona las prioridades y los plazos

Florence Schandeler, 2017

Traducción: Laura Bernal Martín

Editor digital: Titivillus

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Gestionar tus prioridades y plazos es primordial para aprovechar tu tiempo y no tener la sensación de malgastarlo. ¿Cuántas veces hemos escuchado la expresión «el tiempo es oro», que nos obliga a acelerar y precipitarnos sobre el montón de tareas que se acumula en nuestro escritorio? Este elogio a la rapidez y este mundo hiperconectado nos impiden tomar la distancia necesaria para reflexionar y para replantearnos nuestra forma de funcionar. Muchos se han acostumbrado a trabajar con prisa, conscientes de que nunca tienen tiempo y maldiciendo que el día solo dure 24 horas.

Lo cierto es que algunos hábitos están muy arraigados en nosotros y es difícil cambiarlos. Por eso, esta guía te ofrece la posibilidad de reflexionar sobre tu manera de gestionar tus prioridades y de enfrentarte a los plazos. Trabajar con prisa no suele ser positivo, así que… ¿por qué no te tomas un tiempo de reflexión y de desconexión para replantearte tu manera de funcionar y ganar en eficacia y productividad?

Te ofrecemos las claves para:

• descubrir cómo determinar las prioridades y organizarte para poder explotar lo mejor posible el tiempo dedicado al trabajo;
• identificar los factores que pueden ayudarte a realizar tus tareas dentro de los plazos, como la delegación, la priorización y la organización de la agenda;
• establecer los límites entre tu vida privada y profesional para poder relajarte fuera del trabajo y volver con las pilas cargadas;
• etc.

Florence Schandeler

Las claves para organizar bien
el trabajo y respetar los plazos

En 50 minutos
Coaching - 0

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Titivillus 09-07-2020

• ¿Problemática? En un contexto profesional, ¿cómo determinar las prioridades y organizarse para poder explotar lo mejor posible el tiempo dedicado al trabajo?
• ¿Utilidad? Saber determinar las prioridades y gestionar el horario para finalizar las tareas dentro de los límites impuestos. No volver a perder de vista los objetivos, no volver a perder energía con «nunca tendré tiempo», sino planificar y pasar a la acción.
• ¿Preguntas frecuentes?
  • ¿Cómo deshacerse de las costumbres que exigen demasiado tiempo?
  • ¿Cómo planificar las tareas que hay que realizar?
  • ¿Cómo establecer las prioridades?
  • ¿Cómo organizar la agenda?
  • ¿Cómo no volver a dejar nada para el día siguiente?
  • ¿Cómo ser capaz de delegar?
  • ¿Cómo desconectar del trabajo cuando salgas de la oficina?

La llegada de Internet y de las nuevas tecnologías de la información ha provocado que el ritmo se acelere. Actualmente, vivimos en una sociedad en la que reinan las palabras «rapidez», «competencia» y «estrés». Los ordenadores portátiles y los smartphones hacen que estemos disponibles las 24 horas del día. La frontera entre la vida profesional y la vida privada se vuelve cada vez más estrecha para los jefes y los empleados, que no pueden desconectarse de la bandeja de entrada de su correo. Además, los médicos constatan que el número de síndromes por desgaste profesional (o burnout) está en constante aumento.

«El tiempo es oro». ¿Cuántas veces escuchamos esta expresión que nos obliga a acelerar y precipitarnos sobre el montón de tareas colocado en nuestro escritorio? Este elogio a la rapidez y este mundo hiperconectado nos impiden tomar la distancia necesaria para reflexionar y para plantearnos nuestra forma de funcionar. Muchos se han acostumbrado a trabajar con prisa, conscientes de que nunca tienen tiempo, maldiciendo que el día solo dure 24 horas.

No esperes más y sumérgete en la lectura de este libro, porque logrará que inviertas 50 minutos de tu tiempo en una propuesta de reflexión sobre tu forma de trabajar y de gestionar tu tiempo. Presentaremos modelos teóricos que ponen de manifiesto el fenómeno de la «falta de tiempo» y explicaremos por qué es importante cambiar algunos hábitos para poder ganar tiempo. A continuación, nos centraremos en la manera de elaborar un programa de trabajo óptimo que tenga en cuenta las prioridades de tu puesto y los plazos fijados, para que seas eficaz cuando te pongas manos a la obra.

Síntomas

Para meditar: «Los que emplean mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad». La Bruyère (1645-1688).

Todos sufrimos, en diferentes niveles, de una falta de dominio sobre el tiempo. Muy a menudo, cuando nos ponemos a trabajar, no nos damos cuenta de que el tiempo pasa o corremos de un lado para otro durante todo el día sin lograr concluir nuestras tareas.

• Trabajamos con prisa y tenemos la impresión de desaprovechar lo esencial.
• Aceptamos una nueva tarea que nuestro superior nos delega sin estar seguros de ser capaces de acabarla.
• Tenemos la sensación de perder el tiempo ayudando a un colega que pide consejo y respondiendo una decena de correos electrónicos.
• Todavía no nos hemos encargado de un gran número de informes… ¿Qué hemos estado haciendo todo el día?
• Entonces, nos llevamos una tarea a casa para finalizarla a tiempo.

La conclusión cae como una losa: no tenemos tiempo. Sin embargo, y arriesgándonos a decir una perogrullada, un día sigue teniendo 24 horas, de las cuales muchos trabajadores dedican entre ocho y diez a las obligaciones profesionales. Es una realidad a la que hay que adaptarse, así que aprendamos a dominar todos sus aspectos para lograr sacar provecho.

Como sería fatalista y contraproducente pensar lo contrario, consideremos que cada problema tiene una solución, y dediquemos un poco de nuestro tiempo a reflexionar sobre ello. Partamos de la hipótesis de que para sentirse realizado y tener una vida equilibrada no hay que trabajar más, sino trabajar mejor, no hay que ser esclavo del tiempo, sino aprender a controlarlo.

Factores de la pérdida de tiempo

Intentemos identificar los elementos que exigen mucho tiempo y que nos alejan de nuestras prioridades cuando hemos decidido avanzar. Les atribuimos dos orígenes: por una parte, los factores externos relacionados con el entorno sociolaboral en el que evolucionamos, y por otra parte, los factores internos, inherentes a la forma de ser y de actuar propia de cada persona.

Aunque tengamos la impresión de que lo que perturba nuestro ritmo de trabajo son sobre todo acontecimientos externos de los que no somos en absoluto responsables, lo cierto es que, al detallar los elementos susceptibles de ralentizarnos, nos damos cuenta de lo contrario. Establezcamos una lista no exhaustiva de estos factores potenciales:

Pequeño plus: evitar el efecto «zapping»

Estamos condicionados por esa costumbre de espectador caprichoso e impaciente sentado delante de nuestra pequeña pantalla, y tenemos tendencia a entregarnos, en numerosas circunstancias, a una tipo de zapeo que nos lleva a cambiar continuamente de tarea o de tema sin tomarnos la molestia de acabar lo que hemos empezado.