Maïlys Charlier - Organiza un taller productivo

Maïlys Charlier, 2017

Traducción: Laura Soler Pinson

Editor digital: Titivillus

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• ¿Problemática? ¿Cómo preparo un taller y logro mis objetivos en unos pasos?
• ¿Utilidad? La dinámica colectiva permite un mejor aprendizaje y estimula la creatividad de los individuos.
• ¿Contexto profesional? Formaciones, iniciaciones profesionales, construcción de equipos, reorientación profesional, trabajo en equipo.
• ¿Preguntas frecuentes?
  • ¿Cuáles son las reglas de oro de un taller eficaz?
  • ¿Cómo selecciono a los participantes?
  • ¿Cómo organizo un taller de varios días?
  • ¿Cómo mantengo la motivación de los participantes durante todo el evento?
  • ¿Cómo gestiono los imprevistos que surgen durante el taller?
  • ¿Qué importancia reviste la reunión posterior?
  • ¿Qué cualidades debo tener para ser un buen organizador?
  • ¿Qué aspectos técnicos debo tener en cuenta?

Probablemente ya habrás escuchado la palabra workshop, pero ¿a qué se refiere? Quizás su definición te parezca todavía un poco difusa. ¿Se trata de una nueva tienda? Pues no, es un taller de trabajo donde varios especialistas y aficionados se reúnen e interactúan en torno a un tema determinado y predefinido. En un momento en el que la gestión de proyectos y de equipo se desarrolla de forma considerable en las empresas, el taller se erige como una herramienta imprescindible y muy útil.

¿Quieres que tu equipo profesional se forme en las nuevas tecnologías? ¿Deseas actualizar tus competencias en las redes sociales? ¿Homogeneizar la estrategia de marketing de tu empresa? El taller te puede ayudar a alcanzar nuevos objetivos. En efecto, esta reunión interactiva favorece el intercambio de ideas entre expertos y gente no iniciada. Basta con escoger un tema, convocar a las personas adecuadas y empezar con la dinámica. ¿Hay algo mejor para aprender de una especialidad que compartir ideas con profesionales?

¡Aprende desde ya mismo a diseñar y a organizar un taller eficaz gracias a las claves de éxito que encontrarás en esta guía!

¿Con qué objetivo organizo un taller?

Son muchos los beneficios de un taller:

• informar a personas y divulgar conocimientos;
• adquirir nuevas competencias;
• desarrollar la creatividad;
• innovar;
• pero también resolver problemas específicos.

Dentro de una empresa, se puede organizar un taller para encontrar una solución a un problema recurrente de una forma mucho más sencilla o para diseñar una nueva manera de trabajar. Por ejemplo, si queremos redefinir la estrategia de la página web de una empresa, todas las partes de la empresa relacionadas con esta área (informáticos, analistas, community manager, responsable de comunicación, etc.) podrían reunirse en un taller. Entonces, este tendría una doble función: reforzar el sentimiento de pertenecer al equipo y motivar a los empleados.

Instaurar una «burbuja de trabajo»

La dinámica de grupo es uno de los puntos básicos de un buen taller, ya que de ella depende la cohesión del equipo y el éxito del proyecto. Tal y como destacan los especialistas en gestión Anca Metiu y Nancy P. Rothbard en un estudio publicado en 2012 titulado «Task Bubbles, Artifacts, Shared Emotion, and Mutual Focus of Attention: A Comparative Study of The Microprocesses of Group Engagement», un taller será más eficaz y productivo si se crea una burbuja de trabajo. Estos dos autores demuestran que la resolución de los problemas surge después de una interacción «dentro de pequeños grupos efímeros» en los que «varios factores favorecen una gran concentración colectiva».

Esta burbuja de trabajo permite que el grupo se mantenga unido y no se deje influir por factores externos. Los participantes, que por lo general se reúnen en equipos pequeños, aprenderán más rápidamente gracias a la dinámica de grupo; la información se asimilará más fácilmente, y eso permitirá que crezca la motivación y la creatividad de cada uno. Durante tu taller, intenta multiplicar las interacciones y estimular la colaboración entre los participantes para crear esta burbuja.

Los actores fundamentales

Para que funcione tu taller, también hay que apelar a expertos que compartirán su experiencia y su destreza. Tiene que haber un animador para coordinar todas las actividades, para fijar un marco para los participantes y para apoyar a los expertos. Por lo general, para los talleres de corta duración (unas horas), el organizador también desempeña el papel de animador. Él se encarga de la programación y anuncia el final de la sesión. Si el taller dura más de una jornada, es fundamental que contemos con una ayuda suplementaria que sea, preferentemente, un especialista en comunicación. Esta segunda persona se ocupará de los participantes y del aspecto logístico para dejar que el organizador y/o animador prepare las sesiones de trabajo.

¿Corto o largo?

Según las necesidades y los objetivos, la duración del taller puede variar de unas horas a una o varias jornadas.

• Cuanto más corto sea el taller, más preparado(s) y atento(s) tendrá(n) que estar el animador y/o el organizador para crear esa burbuja de trabajo, fundamental para que el taller culmine con éxito.
• Cuanto más largo sea el taller, más en profundidad se tratará el tema abordado. Esto también propicia que los participantes tengan más tiempo para conocerse, intercambiar ideas y plantear sus preguntas a los expertos. Obviamente, si el taller dura varios días, se necesitarán pausas para que las sesiones de trabajo no sean demasiado intensas.

Lo que hay que evitar

Para evitar que se instale un mal ambiente en el grupo, el organizador se afanará por mantener una dinámica global positiva. En efecto, si algunos participantes no se sienten motivados o tienen miedo de intercambiar sus ideas, el efecto negativo podría repercutir en el conjunto de individuos.

La teoría de las 7P

La teoría de las 7P, elaborada por James Macanufo, uno de los autores del famoso libro Gamestorming, permite identificar los elementos esenciales de un taller.

• Purpose(propósito): ¿cuál es el propósito del taller? ¿Por qué se organiza?
• People(personas): ¿quién participará? ¿Quién es el público meta? ¿Cuál es el papel de cada persona interesada?
• Product(producto): ¿cuáles serán los beneficios?
• Process(proceso): ¿qué actividades están previstas? ¿Cuál es la programación del taller?
• Preparation(preparación): ¿los participantes deben hacer un trabajo de preparación? ¿Hay que proporcionar documentos para ello?
• Practical concerns(preocupaciones prácticas): ¿qué hay que prever desde un punto de vista logístico? ¿Hay que reservar salas? ¿Hay que preparar un servicio de catering?
• Pitfalls(problemas): ¿cuáles son los riesgos? ¿Cómo los gestiono o los evito?

Cómo convertirse en un buen organizador

Para gestionar mejor tu taller:

• haz gala de diplomacia para resolver mejor las peticiones y exigencias de cada uno. Intenta encontrar acuerdos para neutralizar los conflictos;
• anticípate a todas las situaciones o a los posibles problemas. Esto evitará que no tengas soluciones si se producen imprevistos;
• mantén el entusiasmo para transmitir tu motivación a los participantes y favorecer el ambiente productivo del taller;