Harvard Business Review - Cómo gestionar tu tiempo. Serie Management en 20 minutos: Céntrate en lo importante, evita las distracciones, haz las cosas bien hechas

Cómo gestionar tu tiempo

SERIE MANAGEMENT EN 2 Minutos

Cómo
gestionar tu
tiempo

Céntrate en lo importante

Evita las distracciones

Haz las cosas bien hechas

Reverté Management (REM)

Barcelona · México

Harvard Business Review Press

Boston, Massachusetts

Cómo gestionar tu tiempo

SERIE MANAGEMENT EN 20 MINUTOS

Managing time

20 MINUTE MANAGER SERIES

Copyright 2014 Harvard Business School Publishing Corporation

All rights reserved.

© Editorial Reverté, S. A., 2021

Loreto 13-15, Local B. 08029 Barcelona – España

revertemanagement@reverte.com

Edición en papel

ISBN: 978-84-17963-23-1

Edición ebook

ISBN: 978-84-291-9610-8 (ePub)

ISBN: 978-84-291-9611-5 (PDF)

Editores: Ariela Rodríguez / Ramón Reverté

Coordinación editorial y maquetación: Patricia Reverté

Traducción: Genís Monrabà Bueno

Revisión de textos: Mª Carmen

La reproducción total o parcial de esta obra, por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la reprografía y el tratamiento informático, queda rigurosamente prohibida, salvo excepción prevista en la ley. Asimismo queda prohibida la distribución de ejemplares mediante alquiler o préstamo público, la comunicación pública y la transformación de cualquier parte de esta publicación sin la previa autorización de los titulares de la propiedad intelectual y de la Editorial.

# 48

Introducción

Tienes mucho que hacer y muy poco tiempo por delante; eso es frustrante y estresante, además de que te impide alcanzar tus objetivos. Es verdad que no existe una fórmula mágica para añadir más horas al día, pero sí puedes aprender a gestionar tu tiempo (por muy limitado que sea) de forma más ordenada y eficaz. Este libro te enseñará el método y los pasos que debes seguir para retomar el control a través de:

• La organización de tu tiempo.
• El establecimiento de prioridades en tus responsabilidades.
• La creación de un plan para reorganizar el tiempo disponible de modo que se adapte a tus objetivos.
• La gestión de los plazos de entrega.
• La elaboración de listas de tareas orientadas a objetivos.
• La reducción de interrupciones y distracciones.

Cómo gestionar tu tiempo

¿Por qué es importante que
aprendas a gestionar tu tiempo?

« Siempre me parece que no tengo suficiente tiempo para hacer las cosas».

¿Te resulta familiar este pensamiento?

Si es así, seguro que eres una persona muy ocupada: tienes tus tareas cotidianas y también los proyectos que tu jefe te confía; eso sin mencionar las competencias o habilidades que quieres adquirir o las nuevas metas que pretendes alcanzar a largo plazo. De modo que haces malabares para hacerte cargo de tus responsabilidades o cumplir plazos. Aun así, crees que no podrás sacarlo todo adelante, porque hay demasiado que hacer y muy poco tiempo: el limitado número de horas de la jornada laboral.

Si, además de todo eso, avanzas muy lentamente, tu sensación puede ser de desbordamiento absoluto. Más aún si no terminas todas tus tareas ni cumples siempre las fechas de entrega, y a veces abandonas algún que otro proyecto.

Pero la vida es así, ¿verdad?

No, no es cierto, las cosas no tienen por qué ser así. Tanto si acabas de incorporarte al mundo laboral como si ya cuentas con una gran experiencia profesional, pero arrastras un problema de gestión del tiempo, puedes aprender a priorizar, planificar, optimizar y ajustar tus horarios en función de los objetivos que te hayas (o te hayan) marcado. La capacidad organizativa no tiene por qué estar en tu ADN; es una habilidad que se aprende y se perfecciona con tiempo, práctica y disciplina suficientes.

No hay un solo método para gestionar el tiempo, puesto que cada persona tiene una forma de ser diferente y horarios y responsabilidades diversos. Sin embargo, existen ciertas estrategias que garantizan la obtención de resultados. En este libro aprenderás los conceptos básicos al respecto, así como algunos métodos que se han probado efectivos para retomar el control de tu agenda. Así pues, no malgastes más tu tiempo.

Entre otras cosas, este libro te va a enseñar a:

• Evaluar cómo inviertes tu tiempo en el día a día para descubrir dónde y cuándo lo malgastas.
• Identificar tus objetivos para orientar tu esfuerzo a ellos.
• Reorganizar el tiempo para priorizar tu trabajo y las metas clave para ti y tu empresa.
• Superar los obstáculos que te impiden hacer lo que deberías estar haciendo.

Una vez que domines estas estrategias serás capaz de gestionar tu tiempo de forma consciente y descubrirás que puedes sacarle mucho más partido. Además, dispondrás de más tiempo y energía para concentrarte en las habilidades, tareas y proyectos relevantes para ti, para tu jefe, tu equipo o tu empresa.

Vamos allá.

Evalúate

E l primer paso para gestionar tu tiempo de forma más eficaz es autoevaluarte.

Seguro que crees saber el tipo de tareas que haces a diario y cuánto tiempo empleas en cada una. Pero las percepciones no siempre se ajustan a la realidad, de modo que quizá la sobreestimes o la subestimes, al menos en parte. Además, todo el mundo tiene ciertos puntos ciegos que no ayudan en absoluto. Todos esos errores de percepción se suman y al final te pintan una imagen incompleta de tu tiempo y de cómo lo inviertes.

Por eso es fundamental que tomes nota de todo lo que haces. Durante una semana o dos lleva un registro de tus tareas y del tiempo que inviertes en ellas. En este capítulo te enseñaremos cómo elaborar un plan de seguimiento útil.

Un seguimiento tan exhaustivo puede parecerte una tarea laboriosa, pero, en realidad, el tiempo dedicado a ello puede reducirse al mínimo y, en cualquier caso, es la mejor manera de obtener un registro claro y detallado del modo en que has aprovechado o desperdiciado tu tiempo. Cuánto más consciente seas de tus hábitos, más información tendrás para hacer planes o tomar decisiones de cara al futuro.

Antes de empezar el seguimiento de tus actividades, identifica la razón por la cual estás haciendo este ejercicio. ¿Cuál es tu objetivo? ¿Qué te lleva a tratar de mejorar tu gestión del tiempo? Esta pregunta quizá te parezca demasiado simple para dedicarle tiempo —al fin y al cabo, tienes muy poco—, pero es de vital importancia, porque la respuesta que des determinará tu esfuerzo y servirá también como indicador de tu éxito. Si sabes adónde te diriges, es mucho más fácil imaginarte cómo llegar.

Tu objetivo puede ser personal o profesional: tal vez sea un proyecto para el que quieres reservar más tiempo, una nueva competencia o habilidad que deseas aprender o, simplemente, una forma de alcanzar el nivel de rendimiento que tu jefe espera de ti. En realidad, puede ser lo que quieras, tanto cumplir los plazos de entrega como dejar de quedarte hasta tarde en el trabajo cuando podrías estar en casa con tu familia; y también puede ser una combinación de todos los motivos mencionados. En cualquier caso, asegúrate de que tu meta coincide con las que te convienen para tu carrera profesional.

Tu plan de seguimiento debe ser lo más sencillo y manejable posible.

Para ello, lo primero es clasificar tus tareas en distintos tipos de actividades —por ejemplo, crecimiento personal, responsabilidades básicas, trabajo administrativo, etc.— y luego calcular el tiempo que inviertes en cada una; eso es mucho más fácil que anotar cada tarea por separado.