Harvard Business Review - Guía HBR: Céntrate en el Trabajo Importante: Concéntrate. Logra más. Administra tu energía

Brad es la persona más trabajadora que conozco. No sólo es un hombre ocupado, sino que está decididamente centrado en hacer las cosas que son importantes, y obtiene sus frutos: es el que genera más ingresos en una conocida empresa de servicios profesionales. Unos días antes de Acción de Gracias, Brad y su familia tomaron un vuelo de Boston a Los Ángeles. Durante las cinco horas que duraba el trayecto en avión, decidió no conectarse a internet y optó por jugar con sus hijos: cinco horas de vacaciones del mundo digital.

Cuando aterrizó, encendió su móvil y descubrió que, mientras estaba en el aire, en su empresa había surgido un contratiempo. Tenía casi quinientos correos. ¡Demasiados para unas vacaciones digitales!

La verdad es que no siempre podemos evadirnos. No hay manera de escapar del inagotable manantial de correos, mensajes de texto, de voz, Twitter, Facebook, LinkedIn; y eso sólo teniendo en cuenta lo que nos llega a través de las nuevas tecnologías. ¿Cómo ponernos al día?

No podemos.

La idea de que podemos hacerlo todo es el mayor mito de la gestión del tiempo. No hay manera de que Brad pueda revisar de manera efectiva todos sus correos, y no hay manera de que consigamos hacer todo lo que queremos hacer.

Afróntalo: eres un recurso limitado.

Por una parte, es deprimente; por otra, hay que reconocer que es algo que nos da un tremendo poder. Una vez que admi­timos que no podemos hacerlo todo, estamos en una posición mucho más aventajada para tomar decisiones claras sobre lo que vamos a hacer. En lugar de dejar que las cosas pasen desa­percibidas de manera arbitraria, podemos dejar a un lado, de manera intencionada, las cosas que no son prioritarias y centrar nuestra energía en lo más importante.

Justamente de eso trata esta guía.

Hay dos retos principales a la hora de emprender las tareas importantes: primero, identificar cuáles son y, después, hacerlas.

Para determinar qué es lo «importante» necesitamos adoptar decisiones que nos lleven hacia los resultados que deseamos; lo que, por descontado, significa saber cuáles son nuestras prioridades.

En cuanto al segundo reto, pasar a la «acción» de principio a fin, necesitamos tener las herramientas adecuadas: por ejemplo, unos rituales, la lista de las tareas pendientes o saber delegar.

Pero ¿qué herramientas te funcionarán mejor? ¿Qué rituales te ayudarán a terminar lo que empezaste? Quizá seas una de esas personas que se leen un libro como éste de la primera a la última página e, inmediatamente, lo ponen en práctica. Yo no. Yo pertenezco a esa clase personas que enseguida se agobian y al final no cambian nada.

Por eso, aquí tienes una manera de usar esta guía:

1. Identifica tus retos relacionados con la gestión del tiempo. ¿Sueles salir de la oficina con la sensación de que has trabajado todo el día pero no has sacado adelante lo más importante que tenías por hacer? ¿Te distraes con asuntos insignificantes? ¿Evitas los grandes proyectos, los proyectos complicados? Para descubrir qué es lo que más te distrae, en tres minutos, marca las respuesta del siguiente cuestionario (véase «¿Hasta qué punto gestionas bien las distracciones?»).
2. Busca un consejo, el que creas que te será más útil en tu trabajo. Una vez que hayas identificado tus mayores retos, lee hasta el final esta guía y encuentra un consejo que creas que va dirigido a ti. Quizá no tengas claro qué es lo «importante» para ti. Quizá los rituales que sigues no te estén funcionando. Quizá vas aplazando tus compromisos. Elige el método más adecuado. Una vez lo tengas, ponlo en práctica.
3. Repite el proceso. Cuando ya trabajes siguiendo el método elegido, vuelve a empezar: escoge otro consejo de esta guía y llévalo a cabo.

CUESTIONARIO 1-1

¿Hasta qué punto gestionas bien las distracciones?

1. Aunque no paro de trabajar en todo el día, no consigo sacar adelante lo más importante.
   Nunca / Ocasionalmente / A menudo / Siempre
2. Independientemente de en qué quiero concentrarme al inicio de la jornada, en cuanto empiezo a trabajar (revisar el correo…) me disperso y pierdo la concentración.
   Nunca / Ocasionalmente / A menudo / Siempre
3. Cuando quiero conseguir algo complejo, pierdo mucho tiempo haciendo cosas insignificantes y aplazo la tarea de mayor envergadura.
   Nunca / Ocasionalmente / A menudo / Siempre
4. Cuando mi trabajo se pone difícil, de alguna manera u otra acabo navegando por internet, mirando el correo o distrayéndome con cualquier otra cosa.
   Nunca / Ocasionalmente / A menudo / Siempre
5. Cuando estoy en medio de una videoconferencia suelo aburrirme y empiezo a hacer otras cosas al mismo tiempo, hasta que me pierdo algo realmente importante y trato de reengancharme en la conversación intentando que no se note mi falta de atención.
   Nunca / Ocasionalmente / A menudo / Siempre
6. Suelo llegar tarde a las reuniones y las citas porque trato de ultimar algún asunto en lugar de darme el tiempo suficiente para preparar la cita o para el trayecto.
   Nunca / Ocasionalmente / A menudo / Siempre
7. Me agobio y me estreso por la cantidad de cosas que tengo que hacer.
   Nunca / Ocasionalmente / A menudo / Siempre
8. Mi jornada laboral acaba generándome frustración cuando al final del día me pongo a pensar en todas las cosas que querría haber hecho y que no he hecho.
   Nunca / Ocasionalmente / A menudo / Siempre
9. Cuando intento concentrarme en mi propio trabajo, me suelen interrumpir y me cuesta que respeten mi distribución del tiempo.
   Nunca / Ocasionalmente / A menudo / Siempre
10. En mi trabajo, no paso suficiente tiempo realizando mi «tarea agradable» —haciendo trabajo que realmente se me da bien y del que más disfruto—.
    Nunca / Ocasionalmente / A menudo / Siempre

Puntúate:

Número de veces que has marcado:

Nunca______
Ocasionalmente______
A menudo______
Siempre______

Leyenda de puntuaciones

Si has elegido más «Nunca»: ¡Enhorabuena! Estás haciendo un buen trabajo centrándote en aquello que da mejores resultados —tanto a ti como a tu empresa—. Ya dispones de tácticas y rituales que hacen de ti una persona productiva. Consulta esta guía para encontrar nuevos consejos e ideas y así aumentar tu colección de herramientas de productividad.

Si has elegido más «Ocasionalmente»: Lo estás haciendo bastante bien. Quizá la fuerza de voluntad o tu capacidad para delegar te están ayudando a centrarte en sacar adelante lo realmente importante. Pero aún puedes hacer más para aumentar tu productividad. A lo mejor, no has probado todavía a poner en práctica algunos rituales. Quizá tu obsesión con revisar continuamente el correo te está descentrando. Lee esta guía para descubrir nuevas ideas acerca de cómo puedes seguir mejorando y cómo centrarte en lo que es realmente importante.

Si has elegido más «A menudo»: Podrías emplear un método que te ayude a mantenerte concentrado en el trabajo importante. Resístete al encanto de los proyectos «urgentes» para centrarte en el trabajo que vaya a conllevar mayor recompensa a largo plazo. Aprende a elaborar listas de tareas más útiles para sacar el máximo rendimiento de ellas y finalizar tu jornada sabiendo que ha sido productiva.

Si has elegido más «Siempre»: Necesitas ayuda. Pero que no te sorprenda, pues tú mismo has comprado esta guía, por lo que ya estás en el buen camino hacia la productividad. Piensa en qué aspecto te está pasando factura y empieza a partir de ahí; luego, vuelve a esta leyenda de puntuaciones tantas veces como necesites.

Este cuestionario está extraído del libro de Peter Bregman