Hélène Nguyen Gateff - Deja de posponer tus proyectos

Hélène Nguyen Gateff, 2017

Traducción: Laura Bernal Martín

Editor digital: Titivillus

ePub base r2.1

• ¿Problemática? ¿Cómo dejar de posponer constantemente las numerosas tareas que nos gustaría terminar pero que, por múltiples razones, aplazamos de manera sistemática?
• ¿Utilidad? Dejar de eludir nuestras tareas pendientes y demostrar por fin que somos eficaces —tanto en el trabajo como en casa— proporciona una forma de serenidad y una tranquilidad mental bien merecida.
• ¿Contexto profesional? Organización personal en el trabajo, gestión de proyectos, etc.
• ¿Preguntas frecuentes?
  • ¿A qué se refiere exactamente el término «procrastinación»?
  • ¿Existe un perfil tipo del procrastinador?
  • ¿La vida moderna favorece la procrastinación?
  • ¿Cuáles son las posibles causas de la procrastinación?
  • Si me abandono a la procrastinación es porque me reporta beneficios. ¿Cuáles?
  • ¿A qué tareas afecta?
  • ¿Cuánto tiempo necesito para modificar mi comportamiento?
  • No soy capaz de superar mi problema de procrastinación solo, ¿cómo puedo obtener ayuda?

«¿Qué sientes cuando piensas en tu tendencia a dejar las cosas para mañana?». Esta es la pregunta que se le ha planteado a personas de diferentes edades que han afirmado tener este tipo de comportamiento. Todas han explicado que la procrastinación genera emociones negativas:

• un sentimiento de culpabilidad: «Sé que no debería aplazarlo», «Nunca estoy tranquila»;
• la impresión de perder el control: «Esto puede conmigo, estoy desbordado/a»;
• una baja autoestima: «No logro enfrentarme a ello», «Siempre estoy huyendo», «Me falta voluntad».

La verdadera procrastinación, esa que lleva a una persona a dejar de lado una lista de tareas pendientes que crece día tras día, tendrá tarde o temprano un impacto negativo en su vida profesional y personal.

¿Tú también te consideras un procrastinador regular u ocasional, ya sea en tu vida profesional o en la privada? ¿Quieres dejar de aplazar sistemáticamente ciertas tareas de una vez por todas? Lo importante es que tengas ganas de cambiar, porque, como decía Diderot (escritor francés del Siglo de las Luces, 1713-1784) en Éléments de physiologie: «Del deseo nace la voluntad» (Diderot 1997).

Modifica tu comportamiento siguiendo nuestro plan de acción dividido en tres etapas. Gracias a algunas técnicas y astucias, no volverás a dejar para mañana lo que podrías y querrías hacer hoy.

En este punto lo único que hay que hacer es definir tus objetivos. Para ello, solo tienes que establecer cuatro listas. Emplea 30 minutos como máximo para realizar este ejercicio.

Un borrador de tu lista de tareas

Prepara una lista en modo borrador de todo lo que te gustaría hacer pero que no dejas de aplazar. Mezcla tareas personales y profesionales, sin preocuparte por su grado de importancia. Por ejemplo:

• clasificar las facturas de estos últimos seis meses;
• volver a coser el botón de mi abrigo;
• organizar una reunión en la región;
• actualizar mi currículum;
• llamar a cinco potenciales nuevos clientes;
• preparar mi presentación comercial, que será dentro de 10 días;
• vaciar y ordenar mi sótano;
• cambiar la rueda de mi bici;
• afianzar mis estanterías de libros;
• pedir hora con el médico.

Como puedes observar, este tipo de lista reúne al mismo tiempo tareas importantes y con grandes consecuencias y tareas menores, cuyo impacto es relativamente insignificante. Lo más importante es que aún no establezcas una jerarquía: anota en modo borrador y sin censuras todo lo que se te venga a la cabeza.

Tu lista de inconvenientes

A continuación, selecciona las diez tareas que te parezcan más importantes —si tienes menos de diez, mejor— y analiza rápidamente los inconvenientes que te ocasiona aplazarlas. Reflexionar sobre sus efectos negativos y anotarlos te ayudará a identificar fuentes de motivación y a establecer tus prioridades. Estos inconvenientes deben describirse con mucha precisión, como en esta tabla.

Tu lista de beneficios

Ahora proyéctate en la situación en la que te encontrarás cuando estas diez fastidiosas tareas se hayan realizado y transforma la tabla. Piensa: «Cuando haya cumplido la tarea, obtendré este beneficio» en vez de «Si cumpliera esta tarea, obtendría este beneficio». Se trata de un simple ejercicio de reformulación que te permitirá cambiar tu punto de vista.

Tu lista de contaminadores

Ahora piensa en las cosas de tu entorno que alimentan tu tendencia a dejar las cosas para mañana y selecciona cuatro elementos sobre los que puedes actuar. Después, decide realizar una acción para eliminar cada uno de los «contaminadores» identificados. Por ejemplo:

Tus cinco acciones prioritarias

Para seleccionar tus cinco acciones prioritarias, puedes valerte de la matriz de Eisenhower, una herramienta que ayuda a organizarse inspirada en el expresidente de los Estados Unidos Dwight David Eisenhower (1890-1969). El objetivo de esta matriz es ayudarnos a clasificar nuestras tareas en función de dos criterios: su urgencia y su importancia. Te darás cuenta de lo útil que es distinguir estas dos nociones. Dwight D. Eisenhower declaró: «Lo importante es rara vez urgente y lo urgente es raramente importante» (Hábitos Vitales 2014). Estos dos criterios se representan en los dos ejes de la siguiente gráfica: la urgencia en el de abscisas (o eje horizontal) y la importancia en el de ordenadas (eje vertical).

Recupera la lista en modo borrador con las tareas que te gustaría hacer pero que no sabes cómo acometer, y coloca cada una de ellas en uno de los cuadros de la matriz. Una vez hecho, verás que tu lista prioritaria es la que se sitúa en el cuadro superior izquierdo, titulado «Importante y urgente». La buena noticia es que puedes olvidarte para siempre de todas las tareas que se encuentran en el cuadro «No importante y no urgente». Si todas tus tareas se encuentran en el cuadro «Importante y urgente», vuelve a realizar el ejercicio reflexionando más profundamente sobre cada una de ellas para lograr establecer su orden de importancia y su grado de urgencia.

Deberías contar con una lista corta con, como máximo, cinco tareas que hay que realizar lo antes posible. Puedes considerar que acabas de superar la etapa sin duda más decisiva, ya que has definido tus objetivos con precisión. Acabas de pasar de «Tengo miles de cosas pendientes» a «He identificado cinco tareas urgentes e importantes que voy a finalizar». Acabas de iniciar un proceso constructivo.

Ejemplo de lista prioritaria

1. Organizar una cita con la empresa Dumont para hacer balance del año que se acaba y proponer nuevas prestaciones para el próximo;