Véronique Bronckart - Delega tus proyectos con éxito

Véronique Bronckart, 2017

Traducción: Laura Bernal Martín

Editor digital: Titivillus

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• ¿Problemática? ¿Cómo confiar tareas y responsabilidades a tus trabajadores con eficacia?
• ¿Utilidad? Delegar tareas a los colegas permite ganar tiempo en un proyecto, además de motivar y cultivar los talentos de estos con el objetivo de aumentar las probabilidades de éxito del proyecto.
• ¿Contexto profesional? Gestión de proyectos, gestión de equipos, etc.
• ¿Preguntas frecuentes?
  • No tengo la sensación de estar desbordado de trabajo, ¿aun así tengo que delegar?
  • ¿Cuál es el momento propicio para delegar?
  • ¿Delegar significa abandonar una parte del proyecto?
  • ¿Puedo confiarle todo tipo de tareas a mis trabajadores?
  • Cuando he delegado la tarea, ¿es necesario seguir ocupándome de ella?
  • ¿Qué herramientas pueden ayudarme a organizar la delegación?
  • ¿Cuáles son los riesgos vinculados a la delegación?
  • ¿Cómo asegurarme de que mi empleado aceptará esta tarea de forma positiva?
  • ¿Se puede revocar una delegación con el proyecto en curso?
  • ¿Tengo que formalizar mi delegación por escrito?

Para muchos, delegar significa «perder el control». Tienen miedo a molestar a los demás, por falta de confianza o simplemente porque quieren asegurarse de que un proyecto se lleva a cabo según sus expectativas y sus condiciones, y por ello intentan encargarse solos de la misión. Pero, en este caso, siempre acecha el peligro de ahogarse en la cantidad de tareas que hay que terminar y de no alcanzar el objetivo fijado, o incluso de sufrir un burnout.

Para evitar este tipo de situaciones, un buen gestor de proyectos domina el arte de delegar con eficacia. En efecto, su papel no es controlar cada elemento del proyecto, sino organizar el conjunto. Confiarle a otros un máximo de tareas le permitirá evitar una sobrecarga y un estrés que podrían resultar nefastos para el cumplimiento del proyecto y concentrarse en las tareas más importantes. Además, así mostrará una cierta confianza en los miembros del equipo. Estos se sentirán implicados, lo que les motivará y les hará sentirse valorados. ¡Todos salen ganando!

No obstante, delegar no es una decisión que se pueda tomar a la ligera y no debe hacerse deprisa y corriendo, porque se corre el riesgo de perjudicar el proyecto y de que no quieras volver a repetir la experiencia. Deja de tener miedo a apoyarte en tus colegas y descubre las reglas que han de seguirse y los comportamientos que tienes que adoptar hacia tus trabajadores para poder delegar sin miedo y concluir tu proyecto con éxito.

Transmitir una responsabilidad

Lo primero que hay que evitar es confundir delegar con repartir tareas, porque son procesos muy distintos. De hecho, delegar consiste en confiar una o varias tareas (u objetivos, porque las acciones se desprenderán de estos últimos) a uno o varios trabajadores y de hacerlos responsables de las mismas. No se trata de abandonar un proyecto, de perder el control del mismo, de descentralizarlo ni de perder el poder, sino de compartir su realización en aras de un mejor resultado final.

La noción de responsabilidad es primordial. Cuando le confiamos una misión a un trabajador, este debe poder disfrutar de una cierta libertad decisoria. Tiene que poder proceder como desee para obtener el objetivo establecido. Si no dispone de este poder decisorio, no se tratará de una delegación sino simplemente de la transmisión de una orden a un subordinado. No obstante, incluso a sabiendas de que tu trabajador es responsable de alcanzar su objetivo, seguirás siendo el responsable de las actividades y de las decisiones del empleado al que le has delegado la misión. Por eso debes confiar plenamente en la persona que has seleccionado y tienes que garantizar un cierto seguimiento para estar pendiente de que los objetivos se alcancen.

¿Delegación temporal o permanente?

• La delegación temporal es la más común. De hecho, es frecuente que, durante su ausencia, un subordinado reemplace al superior jerárquico responsable de las decisiones o que se le llame si se necesitan sus competencias. En este caso, las nociones de decisión y de autoridad se disocian: el subordinado toma las decisiones durante el periodo de delegación, pero no será responsable de sus consecuencias.
• La delegación permanente consiste en concederle a otro el poder decisorio a largo plazo para ciertas situaciones definidas de antemano. Las nociones de decisión y de responsabilidad se asocian; así, el trabajador debe asumir las consecuencias de sus actos. En este caso, se recomienda prever una cláusula adicional en el contrato del mismo.

Los estilos de gestión

El tipo de gestión es el que influye y facilita la delegación en una empresa. Puede ser:

• coercitivo. Este estilo de gestión está muy estructurado. Las instrucciones y las órdenes son precisas. Generalmente, el trabajador no tiene un verdadero poder decisorio, algo poco motivante. No se trata de una delegación propiamente dicha, sino más bien de una transmisión de órdenes sobre la tarea que hay que realizar;
• orientativo. Su objetivo es poner a los trabajadores en acción. Las órdenes y las instrucciones son precisas y están acompañadas de explicaciones y de justificaciones del porqué se han tomado determinadas decisiones. El nivel de autonomía de los trabajadores es bajo, lo que puede ralentizar el proceso de desarrollo del proyecto;
• participativo. Este estilo se basa en el plano relacional. Aunque pueda parecer un poco desordenado, resulta relativamente eficaz. Las decisiones se toman dialogando con los trabajadores, lo que les motiva y les incita a implicarse en el proyecto;
• «delegante». Este tipo de gestión, basada en la confianza del superior en sus trabajadores, se basa en la responsabilidad, en la autonomía, en la iniciativa y en la toma de decisiones. Los miembros del equipo se sienten valorados e implicados en el proyecto.

Cada estilo de gestión tiene sus puntos fuertes y sus puntos débiles. El buen hacer del jefe de equipo radica en ser capaz de pasar de un estilo a otro dependiendo de la persona a la que se dirige y de la situación. El estilo llamado «delegante» es, evidentemente, el que más favorece la delegación entre un responsable y su equipo.

La ley de la división del trabajo

Son muchos los gestores que han perdido la fe en la delegación y que encuentran miles de excusas para no recurrir a ella: «Es demasiada responsabilidad para los empleados», «La tarea no se realizará correctamente», «Explicarlo todo me llevaría demasiado tiempo». De esta forma, se olvidan rápidamente de un pequeño detalle particularmente importante: delegar responde a la ley de la división del trabajo. Teorizada por Adam Smith (economista británico ilustrado, 1723-1790), consiste en el reparto de una tarea única y compleja en varias, que serían realizadas por diferentes profesionales. Como dicta la lógica, una persona concentrada en una tarea concreta será más eficaz que otra que intenta gestionar varias. Así, la delegación aumenta la productividad gracias a la división del trabajo. ¡Sería una pena no aprovecharlo!

¿Cuáles son las ventajas reales?

Un jefe de proyectos no es un superhombre y no puede encargarse de todo, porque de hacerlo corre el riesgo de no estar concentrado en las tareas importantes y de cometer errores. Por tanto, saber delegar es una buena competencia que, de adquirirse, permitirá optimizar la gestión de tiempo y evitar estar sobrecargado o verse superado por la carga de trabajo. Al confiarle tareas a los trabajadores, el gestor puede dedicarse a otras específicas de su cargo. Para ello, hay que aceptar perder un poco de tiempo al principio para ganarlo a largo plazo. Esta estrategia de gestión se recomienda a menudo en el marco de la prevención del