Florence Schandeler - Mejora la eficacia de tus reuniones

Florence Schandeler, 2017

Traducción: Laura Soler Pinson

Editor digital: Titivillus

ePub base r2.1

• ¿Problemática? ¿Cómo evitar que una reunión se convierta en una pérdida de tiempo y cómo conseguir que derive en verdaderas decisiones?
• ¿Utilidad? En un contexto profesional, a menudo son necesarias las reuniones para informar, consultar o decidir. Por lo tanto, es fundamental que sepamos cómo llevarlas a cabo para alcanzar los resultados deseados.
• ¿Preguntas frecuentes?
  • ¿Necesito realmente planificar esta reunión?
  • ¿Qué material tengo que prever?
  • ¿A quién invito a mi reunión? ¿A cuántos participantes?
  • ¿Cómo tengo que abordar el factor tiempo? ¿Qué duración establezco para mi reunión?
  • ¿Qué puedo hacer para que todo el mundo participe activamente?

En el mundo profesional, todo empleado puede verse en algún momento en la tesitura de tener que animar una reunión. Esta guía intenta responder brevemente y con concisión a las preguntas habituales que surgen ante esta situación.

Comunicar una información, dar una formación, consultar a nuestros socios, analizar un problema, votar cambios en la empresa, etc.: no faltan razones para conversar y colaborar con nuestros compañeros de trabajo. Existen varias soluciones: intercambiarse correos electrónicos, llamarse, hablar con cada una de las personas afectadas o reunirse todos juntos alrededor de una mesa para debatir acerca de una problemática o para establecer un objetivo común.

Se considera a menudo que la reunión es el medio de comunicación más eficaz para muchas situaciones como, por ejemplo, garantizar una formación en la empresa, tomar una decisión o consultar la opinión general. Sin embargo, por sus modalidades para reunir a los diferentes actores, puede convertirse rápidamente en una pérdida de tiempo y tornarse en una simple conversación si no marcamos los límites necesarios para que el grupo avance.

Así, desde la preparación a la síntesis de la reunión, es indispensable que presentemos a los participantes un marco general para que la reunión sea eficaz. En este libro, nos centraremos en tres puntos que corresponden a los tres tiempos de la reunión: la preparación, la animación y el acta. Veremos cómo elaborar un orden del día y construir de manera clara y concisa los objetivos que deben alcanzarse, cómo gestionar lo mejor posible la comunicación entre los participantes y qué seguimiento dar a la reunión para asegurarse del impacto de las decisiones tomadas y evaluar las acciones efectuadas.

Tres tiempos para una reunión eficaz

• Preparar y definir los objetivos
• Animar y actuar (tomar decisiones)
• Asegurar el seguimiento y comunicar los resultados

Elaborar un orden del día

Para no planificar una simple cita amistosa entre colegas, es fundamental que prepares la reunión a conciencia, elaborando un orden del día y formulando los objetivos que deben alcanzarse.

El «orden del día» es un plan de trabajo de la reunión que se envía a los participantes como convocatoria, preferiblemente por escrito para prevenir posibles despistes o malentendidos y dar un marco formal al encuentro. Se envía a todos los participantes antes de la reunión, pero conviene no hacerlo demasiado pronto, puesto que nos arriesgamos a que caiga en el olvido. En general, recomendamos que se envíe de media cuatro días antes de la fecha fijada para que todos tengan tiempo de enterarse.

Este plan de trabajo reúne, por una parte, informaciones prácticas: se anuncia la fecha, la hora de inicio y de final de la reunión, datos eventuales sobre las pausas para descansar y para comer si son necesarias, la sala escogida para la reunión y la lista de participantes convocados. Por otra parte, se incluye la lista de temas que se tratarán para que los participantes puedan pensar con antelación en los puntos y asistir a la reunión con conocimiento de causa, lo que los implicará en mayor medida en la conversación.

Pequeño plus

En la medida de lo posible, siempre es preferible que tengamos en cuenta a los participantes cuando se elabore el orden del día, informándonos acerca de sus preferencias en cuanto a contenido y marco para que se sientan más responsables con respecto al trabajo que se está llevando a cabo.

Fijar los objetivos y suscitar la motivación

Para que el trabajo que se debe efectuar en grupo sea concreto y tangible, tienes que formular unos objetivos claros y precisos que todos los participantes intentarán alcanzar al final de la reunión.

Por definición, un objetivo debe ser:

• realizable. Tienes que considerar los medios y los recursos de los que dispone el grupo, y los límites a los que debe enfrentarse;
• cuantificable. Los resultados que intentas obtener deben ser evaluables y, para ello, hay que establecer criterios claros y precisos que te permitirán analizar si el objetivo se ha alcanzado o no;
• útil. Para que el grupo se movilice con un determinado objetivo, tiene que sentir el desafío. Deberás destacar el interés que reviste la compleción del proyecto con una formulación concisa y concreta del objetivo;
• atractivo. El objetivo debe despertar las ganas de los participantes de activarse para que se movilicen de forma activa para su compleción. En efecto, aunque la presencia de un objetivo que se percibe como común es una condición fundamental para que un grupo se reconozca como tal y decida actuar en conjunto, no debemos olvidar que este grupo está conformado en esencia por personas distintas, con expectativas y opiniones propias. Para que los diferentes participantes se unan alrededor de este objetivo común dedicándole tiempo y energía e, incluso a veces, sacrificando ciertas ideas personales, hay que tener en cuenta los intereses y las aspiraciones de cada uno;
• determinado por un factor tiempo. Es fundamental que fijemos un plazo para que la tarea solicitada se lleve a cabo. De lo contrario, será imposible, por una parte, coordinar la acción de todos los participantes y, por otra, mantener la motivación del grupo.

No intentes abarcar demasiado: es mejor intentar alcanzar un único objetivo concreto, realista y cuantificable que querer abordar todas las temáticas de frente y no llegar a nada tangible al final de la reunión. Mostrar objetivamente a los participantes que hemos avanzado en el proyecto y que, por lo tanto, no han perdido el tiempo en palabrería es indispensable para mantener la confianza y la motivación del grupo.

Ejemplo de objetivos de una reunión (sacados del trabajo de los asesores pedagógicos del SeDESS Namur-Luxemburgo)

• Releer y reajustar el reglamento de uso interno
• Construir juntos un proyecto de aprendizaje interdisciplinar
• Definir colectivamente el papel de referente PIA (plan individual de aprendizaje)
• Definir el procedimiento de acompañamiento de los alumnos con dificultades
• Informar sobre las reformas de primaria

Identificar el papel de cada uno

La existencia de una estructura bien definida, que designa dentro de un grupo a la(s) persona(s) que ejerce(n) una función de líder, es una condición necesaria para garantizar la cohesión y dar a cada participante una libertad para hablar y actuar.

El animador es quien asume el papel de líder dentro de un grupo. No debe confundirse con un estatus superior (como tendría un director sobre sus empleados o un profesor sobre sus alumnos). El grupo le otorga al animador una autoridad en el marco espaciotemporal concreto de la reunión, necesaria para completar las actividades. Se pone al servicio del grupo para facilitar los intercambios, aclarar los objetivos y estimular la eficacia del trabajo.