Felipe Dintel - Cómo escribir textos técnicos o profesionales

No solo los literatos o periodistas deben dominar el oficio de escribir. En cualquier profesión o actividad empresarial, la comunicación escrita es un elemento fundamental para asegurar la eficacia de cualquier iniciativa. Saber expresarse con claridad y corrección facilita el logro de los objetivos profesionales. Y la elaboración de un texto es un proceso metódico que es preciso aprender.

Esta guía proporciona las claves para:

• Ordenar las ideas y organizar la información de que se dispone.
• Fijar (y conseguir) objetivos.
• Adaptar el tipo de lenguaje a su destinatario.
• Emplear la presentación más adecuada para la finalidad del documento.

Las Guías del escritor son una serie de manuales prácticos ideados como ayuda y apoyo para todos los que deseen dominar el oficio de escribir. A través de ejemplos, ejercicios y utilísimas orientaciones, cada volumen cubre algún aspecto fundamental de la creación literaria. Una colección imprescindible para escritores noveles, redactores y estudiantes en general.

Felipe Dintel

Todas las claves para elaborar informes, cartas y documentos eficaces

Guías del escritor - 15

ePub r1.0

Titivillus 16.01.15

Felipe Dintel, 2005

Diseño de cubierta: Titivillus

Editor digital: Titivillus

ePub base r1.2

Berrou, J. P. Para escribir bien en la empresa. Cómo redactar para ser leído y convencer. Barcelona. Deusto, 2004.

Cassany, D. La cocina de la escritura. Barcelona. Anagrama, 1995.

Fraser, A.; Sanz Pinyol, G. Manual de comunicaciones escritas en la empresa. Barcelona. Interactiva, 1998.

Gómez de Enterría, J. La comunicación escrita en la empresa. Madrid. Arco, 2002.

Grijelmo, A. La punta de la lengua. Críticas con humor sobre el idioma y el Diccionario. Madrid. Aguilar, 2004.

Martín Vivaldi, G. Curso de Redacción. Teoría y práctica de la composición y del estilo. Madrid. Paraninfo, 2000.

Martínez de Sousa, J. Manual de estilo de la lengua española. Gijón. Trea, 2000.

Rodríguez-Vida, S. Curso práctico de corrección de estilo. Barcelona. Octaedro, 1999.

Nadie discute que los literatos y los periodistas deben dominar el oficio de escribir para desempeñar su labor. Pero muchas veces se olvida que no solo en su caso el buen uso del lenguaje determina la calidad de su trabajo. En muchísimas profesiones se recurre en un momento u otro a la escritura, pero al no ser esta el objeto principal del oficio se le da una importancia menor a dominarla. Craso error. En numerosas ocasiones la eficacia de una empresa o una administración se ve mermada por el desconocimiento o el descuido a la hora de emplear los mecanismos de expresión escrita.

Si un documento interno de una empresa está mal redactado, lo más probable es que obligue a sus destinatarios a pedir aclaraciones sobre él, con la pérdida de tiempo que eso supone. Si una carta publicitaria está escrita con un tono inadecuado, no resultará extraño que el cliente se incline por otras ofertas. Si una administración pública emplea un lenguaje oscuro en las instrucciones para rellenar una solicitud, será fácil que los funcionarios deban dedicar su tiempo a resolver las dudas de los ciudadanos.

La calidad de la comunicación entre los distintos departamentos de una empresa o de una administración y las relaciones entre estas y sus clientes o usuarios dependen en buena medida de que los textos que circulen entre ellos estén redactados de la mejor manera posible. Asimismo, el dominio de la expresión escrita influye de manera determinante en la imagen corporativa de una empresa, y más allá de ello puede evitar ambigüedades e incluso errores de bulto que den al traste con una iniciativa empresarial o una medida administrativa.

¿Es rentable, pues, invertir tiempo en la mejora de nuestros textos técnicos o profesionales? Indudablemente. Será la manera no solo de evitar fallos, sino de optimizar las posibilidades que la comunicación escrita nos da para lograr nuestros objetivos profesionales.

No solo los escritores y periodistas deben dominar la escritura. Un sinfín de profesionales debe hacerlo también, si quieren trabajar con eficacia y que sus textos rindan frutos.

En el ámbito de la empresa y la administración se establecen dos tipos de comunicación, la interna y la externa. La comunicación interna es la que se mantiene con los socios, los accionistas, los sindicatos, las filiales o las sucursales y entre servicios y empleados. Por su parte, la comunicación externa es la que se establece con los proveedores, los clientes, los medios informativos, la banca, las empresas aseguradoras, Hacienda o la Seguridad Social.

En este libro nos ocupamos tanto de los textos que se emplean en la comunicación interna como de los propios de la comunicación externa. Las guías y consejos que el lector encontrará en las páginas que siguen son igualmente útiles para ambos ámbitos.

¿Cómo está estructurado este manual? En primer lugar, se abordan los pasos que hay que dar para elaborar con facilidad y acierto un texto técnico o profesional. Se trata de un proceso metódico, que el lector encontrará convenientemente detallado.

A continuación, nos ocupamos de las cuestiones lingüísticas y estilísticas que uno debe tener presentes para que sus textos sean lo más eficaces posible.

Más adelante, se analizan con detalle los tipos de escrito más habituales en el mundo profesional.

Finalmente, ofrecemos unas utilísimas páginas de consulta a la hora de planificar la redacción de un texto o de corregirlo.

Con todo ello, pretendemos que la importante —y en ocasiones trascendental— tarea de redactar un texto de tipo profesional resulte completamente asequible y —¿por qué no?— también grata y entretenida.

Cuando nos dispongamos a redactar un texto, debemos empezar por plantearnos cuatro preguntas fundamentales:

• a) ¿Qué pretendo conseguir con el texto?
• b) ¿Quién es el destinatario?
• c) ¿Qué información tengo que transmitir para lograr mi objetivo?
• d) ¿Cómo debo organizar esa información?

Resolver estos interrogantes constituye el núcleo del proceso de prerredacción del texto. Una vez contestados, solo nos quedará redactarlo. Veamos, pues, cómo hallar las respuestas.

El objetivo del texto

Nuestra primera tarea es establecer con absoluta precisión cuál es el objetivo del escrito. Si nosotros mismos no sabemos exactamente qué pretendemos con el texto que vamos a escribir, este resultará necesariamente vago. Y lo más probable es que necesitemos más tiempo del necesario para escribirlo, pues iremos haciendo pruebas, abriendo sendas, sin saber qué camino escoger. Tener completamente claro el objetivo principal, pues, resulta vital a la hora de emprender el trabajo. Es la condición fundamental para orientar correctamente nuestros esfuerzos. Vale la pena, incluso, que lo escribamos en un papel aparte, que deberemos tener siempre delante mientras elaboremos el escrito.

A la hora de definir el objetivo principal debemos formularlo en unos términos que luego nos permitan valorar si lo hemos alcanzado o no o en qué grado lo hemos hecho. Veamos un ejemplo, sobre el que trabajaremos a lo largo del capítulo.