José Miguel Bolívar - Productividad personal

Productividad personal

Aprende a liberarte del estrés con GTD®

JOSÉ MIGUEL BOLÍVAR

www.megustaleerebooks.com

A mi familia

Agradecimientos

E ste libro es una realidad gracias a Carlos Martínez, mi editor. Fue él quien contactó conmigo y me propuso el proyecto de escribir un libro sobre GTD® en el que compartir mis aprendizajes y experiencias como formador.

También ha sido posible gracias a todas las personas que a lo largo de estos años han contribuido a ampliar, de un modo u otro, mi conocimiento sobre GTD®: los lectores de mi blog, la comunidad de bloggers de GTD® en castellano, los asistentes a mis ponencias, los alumnos de mis talleres, y los partners y clientes que han confiado y siguen confiando en mí.

Mención especial merecen mis hijas, Irene y Marta, y mi mujer, Paz, que generosamente me han permitido privarlas de buena parte de la atención que merecían este verano, demostrándome en todo momento su ilusión y compromiso con este proyecto. Sin su paciencia y cariño, probablemente este libro no habría visto la luz.

Por último, quiero expresar no solo mi agradecimiento sino también mi reconocimiento hacia la excelente labor de corrección del borrador de este libro que han hecho mi familia, amigos y colegas artesanos, con un nivel de calidad impresionante y en un tiempo récord. Marta, Paz, Antonio José, Jero, David, Quique, Cruz, Jesús y Silvestre: muchísimas gracias.

Prólogo

N o sé si todos los libros reflejan el carácter de su autor pero os aseguro que este sí. No solo porque la metodología GTD®, que lleva tantos años acompañando a José Miguel, ya forma parte de él, sino porque, además, leyendo este libro puedo observar muchos rasgos de su personalidad.

Veo su esmero por comunicar de forma clara y convincente, a sabiendas de que dice lo que quiere decir y tratando siempre de evitar que haya confusiones o falsas interpretaciones, al igual que observo su empeño habitual por hacer un buen trabajo. Comprobarás también su transparencia a la hora de compartir conocimiento, o su seguridad al transmitir una metodología en la que cree sinceramente.

Este libro es más que una explicación clara de cómo hay que usar la metodología GTD®. En él encontrarás algo que muchos de nosotros necesitábamos, y que al menos yo no había encontrado en otros libros hasta hoy: información sobre los motivos por los que es importante hacer las cosas de una determinada manera si quieres que este sistema funcione.

Si este libro es tu primer contacto con la metodología GTD®, quiero advertirte de que esta metodología ha cambiado, de forma significativa y para mejor, la vida de muchas personas. Si quieres que cambie también la tuya, es muy probable que además de aprender tengas que desaprender, y es posible que, en ocasiones, te descubras discutiendo y argumentando, incluso con enfado, en contra de alguno de los procedimientos que se proponen. Otros ya lo hemos hecho antes. Mi única recomendación es que te des la oportunidad de cambiar y que luego compares los resultados.

Si ya conoces GTD® y luchas por implantarlo, porque intuyes que es la solución que necesitas, pero tu sistema no termina de funcionar, creo que este libro será la ayuda que esperabas.

Por último, si ya usas esta metodología, sospecho que vas a disfrutar con la lectura e incluso es posible que te sorprendas aprendiendo alguna cosa.

En cualquier caso, estoy segura de que la lectura de este libro no te dejará indiferente. ¡Que lo disfrutes!

P AZ G ARDE

Qué es GTD®

G TD® es el acrónimo de Getting Things Done, best seller publicado por el norteamericano David Allen en 2001 y considerado por muchas personas como el método más efectivo de productividad personal ideado hasta la fecha.

Hay quienes piensan que GTD® es un sistema inflexible y complejo, difícil de entender y de aplicar. Para otros, GTD® es un sistema revolucionario que les ha permitido recuperar la sensación de tener su vida bajo control y contar con la perspectiva necesaria para alcanzar los resultados que desean. En este libro encontrarás información útil para formarte tu propia opinión.

La intención de David Allen era desarrollar una solución de productividad personal que sirviera a todo el mundo. Su visión era diseñar un método que pudiera ser aprendido y aplicado por cualquier persona, independientemente de su edad, género, nivel económico, formación, ocupación o responsabilidades. Desde este planteamiento llevó a cabo su labor de investigación, que se centró en dos grandes líneas.

Por una parte, intentó extraer los principios universales comunes a todo el material disponible hasta el momento sobre organización y eficacia personal, gestión del tiempo y otras habilidades parecidas. El objetivo era «separar el trigo de la paja», distinguir entre lo que realmente es aplicable y funciona, y lo que no son más que ideas bonitas pero imposibles de llevar a la práctica. En otras palabras, se trataba de destilar la esencia de todo lo escrito hasta entonces sobre productividad personal.

Por otra parte, completó los resultados de su investigación mediante la observación de los comportamientos de las personas cuya productividad personal —es decir, su capacidad para alcanzar resultados de forma eficaz y eficiente— era muy superior a la media. Examinó qué hacían distinto, o qué no hacían, esas personas en contraste con lo que normalmente hacían las demás.

De las conclusiones de ambas líneas de investigación nació GTD®, una metodología completa de productividad personal que, a diferencia del resto de metodologías existentes hasta el momento, ha sido desarrollada en el siglo XXI con un objetivo claro: dar soluciones a los problemas que afectan a la productividad personal en el siglo XXI .

GTD® es un método y es también una filosofía. Lo que David Allen nos propone es un sistema basado en hábitos productivos. Pero además nos invita a un cambio de actitud, a tomar el control sobre nuestra vida de forma proactiva, en lugar de limitarnos a reaccionar ante los acontecimientos. Como él mismo dice, si adoptas parte de los hábitos de GTD®, tu vida mejorará pero, si los adoptas todos de forma integrada, tu vida cambiará.

Comprender en toda su dimensión el significado y las implicaciones de estas dos palabras —sistema y hábitos— es esencial para entender, aprender y aplicar GTD® con éxito.

Según la Wikipedia, un «sistema» es un objeto caracterizado por una determinada composición, estructura y entorno y cuyos componentes se relacionan al menos con otro componente. De esta definición se deduce que un sistema es distinto de sus componentes y que, por consiguiente, las propiedades del sistema son también distintas de las propiedades de cada uno de sus componentes.

Esto implica que, si alteras cualquier componente del sistema, el sistema cambia y sus propiedades también lo hacen. En el caso concreto de GTD®, lo que quiero decir es que en el momento que modificas, sustituyes o dejas de utilizar un hábito, estás cambiando el sistema y, con ello, sus propiedades. Luego no te sorprendas si los resultados no son los esperados porque, cuando decides interpretar o adaptar GTD®, estás decidiendo también dejar de usar GTD® y usar otra cosa distinta en su lugar. Aunque la apariencia externa sea parecida, las propiedades no tienen por qué serlo y, de hecho, generalmente no lo son.

También según Wikipedia, se llama «hábito» a cualquier comportamiento repetido regularmente, que requiere de un pequeño o ningún raciocinio y que es aprendido, más que innato. Aquí tenemos toda la información que necesitamos. En primer lugar, un hábito es, como su nombre indica, un comportamiento habitual. Esto significa que si ese comportamiento aparece solo a veces o en determinadas circunstancias, deja de ser un hábito. Veremos más adelante las implicaciones que esto conlleva. En segundo lugar, el hábito normalmente no requiere pensar, ya que es un automatismo, es decir, una respuesta automática ante algo. Por último, los hábitos se aprenden, no son innatos. Esto significa que la productividad personal no es un don divino ni una bendición genética sino algo que puede ser aprendido y llevado a la práctica por cualquier persona.