50Minutos - Despídete del desorden: Los secretos para impulsar tu productividad en un entorno ordenado

Quizás eres de los que profesan una especie de admiración por tus compañeros organizados y estructurados. O, a lo mejor, envidias el escritorio de tu colega, impecablemente ordenado al final de cada jornada, mientras que tú no logras hacer lo mismo con el tuyo. A veces, te consuelas con el argumento de que tú no tienes tiempo para organizarte, ya que tienes demasiadas cosas importantes que hacer. ¡Error! Si nos tomamos un tiempo para pensar y estructurar nuestro espacio en función de nuestras obligaciones y de nuestras necesidades, más adelante podremos ahorrar una enorme cantidad de tiempo en nuestro día a día.

Cuando se asoma la época de las buenas resoluciones, a veces situamos el «ordenar» entre nuestras diez prioridades principales. Pero, cuando nos enfrentamos sin una metodología eficaz a la inmensidad de lo que, efectivamente, es una leonera, rápidamente nos desanimamos y terminamos por abandonar este ambicioso proyecto que, sin embargo, es constructivo.

A veces, la motivación viene impuesta por un factor externo: la llegada de un nuevo colaborador, una ausencia prolongada de la oficina o una mudanza. Puede ser también que derive de una concienciación a nivel personal … ¡Otra hora perdida para encontrar ese maldito expediente! ¡Esto ya es demasiado, hay que ordenar!

A los archivistas les gusta decir que un documento que no está bien clasificado es un documento perdido. En efecto, por mucha información y por muchas fuentes interesantes que tengas en tu oficina, si no puedes sacarles partido porque no sabes dónde están guardadas, no te servirán de gran ayuda. Ordenar permite elaborar un inventario y deshacerse de lo inútil. Es una ocasión formidable para despejar el lugar y volver a apropiárselo.

Redacta una lista con todo aquello a lo que nunca puedes dedicarle tiempo y/o con todos los proyectos que sueñas con llevar a cabo y que, por el momento, están pendientes. Con todo el tiempo y la energía que vas a ahorrar en no probar tres lápices antes de encontrar uno que escriba o en no abrir cuatro carpetas antes de saber dónde se halla el documento útil, vas a poder realizar un gran número de actividades nuevas.

Una vez que has ordenado tu espacio de trabajo y, por lo tanto, te lo has apropiado, probablemente te encontrarás más a gusto en él. Visto el tiempo que pasamos en nuestra oficina, ¡vale la pena que nos sintamos bien en ella!

Así, ordenar de arriba abajo supone tener motivación y conservarla durante un tiempo. Se trata de un auténtico proyecto para el que necesitamos fijarnos objetivos realistas, de acuerdo con nuestras obligaciones y nuestras necesidades.

La primera etapa consiste en elaborar una lista de todo lo que debemos ordenar (el despacho, la pila de papeles que dejó nuestro predecesor, el armario azul, etc.). A continuación, define prioridades para los elementos de la lista y fija una periodicidad, lo más frecuente posible, y un tiempo determinado para efectuar cada paso de esta limpieza. Por ejemplo, concédete veinte minutos cada día antes de marcharte de la oficina. Nunca pierdas de vista que no se estructuran de la misma manera un escritorio privado y un open space u oficina abierta, al igual que no se organiza un piso de soltero como una casa con tres niños. Las expectativas son diferentes y el nivel de exigencia no puede compararse.

Este espacio es probablemente el primero que hay que ordenar. Para empezar, y en términos generales, se puede volver a poner orden rápidamente en un despacho (puede que sea más complicado mantenerlo… ¡pero vamos a darte consejos para lograrlo!), lo que resulta muy motivador. Además, no solo se trata de un cambio espectacular, sino que, además, en seguida se nota su impacto en el día a día.

Para ello, sitúate ante tu escritorio y revisa todos los elementos que hay en él para guardarlos en su sitio.

• Tira todo lo que esté roto o no pueda utilizarse.
• Entrega el material que tengas repetido o que no utilices, o guárdalo como reserva.
• Envía o remite a los departamentos correctos los documentos que no pertenecen al tuyo informando previamente al o a los destinatarios por correo electrónico de la llegada de estos papeles (fecha de llegada, volumen de documentos, motivo del envío, etc.).
• Guarda todo el material que no utilizas a diario en los cajones de tu mesa. Para ello, intenta dividir los lugares donde guardas tus cosas. Colocar cajas y/o estuches en los cajones te permitirá optimizar el espacio con inteligencia. Tus clips en una antigua caja de tarjetas de visita, tu grapadora con las grapas correspondientes (¡sí, se puede!) en un estuche, etc. Existen muchos trucos que te servirán para tener a mano lo que necesites llegado el momento.
• Para acabar, mantén a tu alcance lo que utilizas a diario. Por lo general, se trata de una cantidad de cosas bastante reducida: un portalápices y bolígrafos (¡que escriban!) y un archivador con compartimentos suelen ser suficientes para la mayoría. En ese archivador, reservaremos un compartimento para los expedientes en curso, otro para los elementos que deben ser tratados y otro para los papeles que tenemos que clasificar. En ningún caso esto puede convertirse en un cajón de sastre o en un nuevo desorden, sino en un espacio de almacenamiento temporal.

Si has efectuado correctamente tu organización, accederás a todas tus herramientas cotidianas sin moverte de la silla.

Pequeño plus

Un escritorio ordenado y estructurado no significa un escritorio triste y austero. Se trata de convertirlo en un espacio de trabajo bien pensado y agradable. Intenta girarlo hacia la luz, no dudes en colocar una planta verde, una bonita foto o un cuadro.