Martina Rua - La fábrica de tiempo: Técnicas para optimizar el tesoro más preciado de la vida moderna

Martina Rua
Pablo Martín Fernández

La fábrica de tiempo

Técnicas para optimizar el tesoro más preciado de la vida moderna

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A Lau, por todo el amor y todo el apoyo. En todo.

P ABLO M ARTÍN F ERNÁNDEZ

A Seba y Fran, sostén y amor.

M ARTINA R UA

La palabra rutina connota lo ordinario y hasta una falta de pensamiento, pero una rutina personal es una elección que puede convertirse en un mecanismo finamente calibrado que tome ventaja de recursos limitados como el tiempo así como la fuerza de voluntad, la autodisciplina y el optimismo.

M ASON C URREY

Mariano y Delfina se reunieron un domingo a la noche después de haberse cruzado en la calle de casualidad una semana antes. Ambos habían cursado juntos la secundaria y aprovecharon para ponerse al día. Mariano llegó 20 minutos tarde a la reunión, dijo que no tenía la dirección bien anotada y agregó que además tenía que irse temprano porque el lunes tenía que retomar el trabajo atrasado de los últimos días. Todo esto, mientras no dejaba de mirar el celular cuando hablaban por primera vez en diez años.

Delfina le dijo que hasta hace poco ella era igual: llegaba tarde, se atrasaba con los deadlines y estaba pegada a la pantalla de su celular en cualquier encuentro social, pero había logrado cambiar cuando, otro amigo, Gonzalo, le había mostrado lo que hacía. Ella comentó que primero creyó que no era posible, pero luego se dio cuenta de que Gonzalo tenía razón y que ella debía cambiar para trabajar y vivir mejor. ¿Cómo lo hizo? Con varias técnicas que le fue relatando a Mariano a lo largo de la noche. Finalmente, Mariano sintió que con todo lo aprendido podía quedarse charlando más tiempo y así lo hizo. El día siguiente empezó a trabajar a la hora usual, no más temprano, y el día le rindió más que nunca. ¿Magia? No, técnica.

Usamos métodos y técnicas para todo, aunque no nos demos cuenta de que lo hacemos. Hablamos, leemos y nos comunicamos con una serie de dibujos y sonidos que al otro le significan algo. Paramos en la esquina cuando una luz se pone roja luego de estar amarilla. Sabemos que unas líneas blancas pintadas en la calle nos dicen que por ahí caminan personas. Sabemos que los autos van por unos espacios (en general, asfaltados) que son más grandes que los que usan las personas que caminan por otros más estrechos. Nuestro día está ordenado por un reloj con 24 horas totalmente artificiales, igual que el calendario por el que nos regimos. Comemos alimentos que son procesados en un orden y un tiempo determinado y no en otro (desayuno, almuerzo, merienda y cena). Todas estas, y podríamos seguir por horas, son convenciones culturales con las que convivimos a diario de manera casi imperceptible. Sin embargo, las fuimos aprendiendo a través de nuestro entorno y la educación formal y ya nos parecen naturales.

Entonces, ¿por qué nos parece tan raro aprender y entrenar nuestra capacidad de ordenar nuestros tiempos? Hay métodos y técnicas que nos permiten no tirar por la borda el tiempo con el que empezamos cada día. Muchas personas dedicaron años a analizar y generar sistemas para ser más productivos y eficientes. A explicar eso nos vamos a dedicar en este capítulo.

Para ordenar nuestro día, sobre todo, tenemos que no asustarnos con lo que debemos hacer. Cualquier meta, desde terminar de escribir este capítulo hasta llegar a la Luna, puede ser descompuesta en otras tareas más simples que, sumadas, nos llevan a nuestro fin. Esa es una de las claves a tener en claro cuando se empieza.

La otra clave es anotar esa descomposición. Aunque tu memoria funcione a la perfección vaciá tu cabeza de cosas poco creativas, como recordar las tareas pendientes, anotando todo en el sistema que más te guste (ya veremos más adelante los más usados desde el papel hasta las apps digitales más recomendadas), para luego poder seguirlo punto tras punto e ir resolviendo lo que necesites. David Allen, creador del método “Getting Things Done” (Resolver lo que hay que hacer) sobre el que volveremos más adelante dice que “tu mente es para tener ideas, no para retenerlas” y nosotros creemos que tiene razón.

EJERCICIO

Tomá una hoja que tengas a mano, o tu celular, y anota lo más importante que tenés que hacer esta semana. Luego fragmentá esas tareas en actividades que no te demanden más de dos horas. Ahora cada vez que se te ocurre algo que tenés que hacer sumalo ahí y, mejor aún, andá tachándolos cuando lo hagas.

Antes de anotar, y en línea con lo que te proponíamos en el primer capítulo, debemos saber qué tenemos que hacer y conviene dedicarle tiempo a definir deadlines claros y a comprender qué espera el que nos pide algo, porque aquí aplica el “cuentas claras mantienen la amistad”. Por ejemplo: si alguien te pide algo para “el mes que viene”, aunque quizá en el corto plazo te parezca no relevante (o te convenga la ambigüedad) saber exactamente a qué momento del mes se refiere, te conviene ir más allá y averiguarlo porque quizá para este cliente “el mes que viene” es el día 5 y para vos es el 31. También tratá de ser claro con las metas que te ponés a vos mismo como por ejemplo salir a correr dos veces por semana.

También es importante alinear expectativas sobre qué se espera de nosotros ya que, sobre todo en el trabajo creativo, hay mucho que es difícil de comunicar. Si alguien nos pide un diseño, un artículo o lo que sea, debemos hacer las preguntas correctas y pedir referencias concretas para evitar que al entregarlo hayamos entendido que le entregábamos un auto económico y el cliente esperaba una Ferrari edición limitada (por el precio de un auto económico). Todo esto que lleva tiempo la primera vez luego, si mantenemos la relación con el jefe/cliente/colega, comienza a salir más aceitado.

Ahora sí, este libro no puede seguir adelante sin decirte que nuestra memoria necesita dos muletas: una agenda al día y una lista de pendientes. Estos dos complementos parecen muy básicos pero son la columna vertebral de todo lo que hacemos, siempre y cuando intentemos ser ordenados.

Para eso hay que tener claro que la agenda no es una lista de tareas. Es decir, no se anota que se tiene que hacer una tarea (llamar al médico por caso) salvo que esto necesite una hora exacta y ahí sí va a nuestra agenda. Si la tarea se puede realizar en cualquier momento lo debemos sumar a nuestra lista de tareas.